多くの企業が抱える問題の一つは、振り返りやフィードバックの負担です。特に半期ごとの自己振り返りや目標の確認作業は、社員にとって面倒で時間がかかる作業。こうした作業が精神的な負担となり、実際には生産性に悪影響を与えることもしばしば。しかし、そんな負担を解消し、社員の目標達成をサポートする方法があるとしたら、あなたは試してみたくはありませんか？この記事では、note社が実践した「GoogleドキュメントSlack通知」を活用した自動サマリーシステムを紹介します。社員が手間をかけることなく、振り返りの負担をゼロにする方法を解説します。
なぜ振り返り負担をゼロにする必要があるのか？
Googleドキュメントのイメージ
企業にとって、振り返りのプロセスは非常に重要です。個々の社員が自身の目標達成を確認し、次のステップを考えるために必要なプロセスですが、その一方で、振り返りを行うための時間やエネルギーは決して無駄ではありません。しかし、問題はその方法です。
一般的に、振り返り作業は大きく分けて次の2つのステップに分かれます
- 1. 自分がやったことを振り返る
- 2. それを効果的にまとめ、報告する
この2つのステップ、特に「やったことを思い出す」作業が非常に時間がかかります。多くの社員が毎回この部分で苦しみます。何度も過去の活動を探し、思い出し、確認する作業が負担になりがちです。
GoogleドキュメントSlack通知を活用した革新的な解決策
そんな振り返りの負担を解消するために、note社が取り入れたのが「GoogleドキュメントSlack通知」を駆使した自動サマリーシステムです。この方法を導入することで、社員は自分の活動内容をすべて簡単に把握し、迅速に振り返りを行うことができるようになりました。その流れを詳しく解説していきます。
Slackから自動的にメッセージデータを取得
まず、Slackの管理者権限を持っていれば、特定の期間のSlackメッセージをエクスポートすることができます。これをZip形式でダウンロードし、各メッセージをJSONファイルとして整理します。このファイルには、チャンネル名や日付ごとにメッセージが保存されており、個別のスレッドに基づいて情報を整理できます。
JSONデータをAIで要約
次に、Pythonを使ってJSONデータをパースし、AIに要約をさせるためのデータを作成します。要約の際には、スレッド単位でメッセージをまとめ、スレッドリンクも取得します。この情報は、後でGoogleドキュメントに反映させるために使用されます。
AIによる要約作業には、Claude 3.7 Sonnetを使用し、プロンプトを工夫して「事実のみ」を要約するよう指示しています。これにより、AIは無駄な価値判断や個人的な意見を排除し、業務に関連する純粋な事実をサマリーとして提供します。
GoogleスプレッドシートへのデータアップロードとGASによる書き出し
要約されたデータは、Googleスプレッドシートにアップロードされ、そこからGoogle Apps Script（GAS）を使って、各社員のGoogleドキュメントへと書き出されます。この過程では、Slackのリンクを含めることができ、ドキュメント内から直接Slackメッセージにアクセスすることも可能です。これにより、振り返り作業が一段と効率化されます。
自動化による効率化
この一連の流れを自動化することで、社員が手動で行う作業はほとんどありません。Pythonを使ったJSONのパース処理や、Claude APIを使った並列処理によって、作業時間を大幅に短縮することができます。これにより、振り返りの負担が実質ゼロとなり、社員は自分の業務に集中できるようになります。
GoogleドキュメントSlack通知に関する疑問解決
質問1: この方法を導入するために必要なツールやスキルは？
GoogleドキュメントSlack通知システムを導入するためには、まずSlackの管理者権限が必要です。また、PythonやGoogle Apps Scriptを使った自動化を行うため、ある程度のプログラミング知識も求められます。しかし、これらのツールはインターネット上に多くのチュートリアルがあり、学習しやすいので、難易度は比較的低いと言えます。
質問2: AIによる要約はどれくらい正確か？
AIによる要約は非常に高精度ですが、まだ改善の余地があります。特にスレッドのリンクや、メッセージの文脈をうまく解釈できるようにするためには、プロンプトを工夫することが大切です。しかし、AIはすでに膨大な情報を効率よく処理する能力を持っており、人手による作業よりも遥かに早く、かつ一貫性のある結果を出してくれます。
質問3: この方法を全社員に導入するためのコストはどのくらいかかる？
導入に必要なコストは、主にシステムの構築や自動化にかかる開発時間とリソースです。しかし、これを一度セットアップすれば、後はほとんど手間がかからず、社員の負担を減らすことができます。長期的には、振り返りや目標達成にかかる時間を大幅に短縮できるため、業務効率化の面で非常に高いROI（投資対効果）が期待できます。
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まとめ
GoogleドキュメントSlack通知を活用した自動サマリーシステムは、社員の振り返り負担を劇的に減らし、業務効率化に大きな効果をもたらす方法です。Slackからメッセージを自動で収集し、AIで要約、Googleドキュメントに書き出すという一連のプロセスを自動化することで、社員は面倒な作業から解放され、もっと重要な業務に集中できます。
もし、振り返りの負担を減らし、社員の生産性を向上させたいと考えているなら、このシステムは試す価値が十分にあります。
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