スプレッドシートで顧客情報を管理したいけれど、どう始めればよいのか分からない…。そう思ったことはありませんか？Googleスプレッドシートを使った顧客管理は、実は誰でも簡単に始めることができ、しかも効率的にデータを整理できます。しかし、ただデータを入力するだけでは十分な管理にはなりません。この記事では、Googleスプレッドシートを活用して、見やすく、使いやすい顧客管理表を作成するためのステップを7つのポイントに絞って徹底的に解説します。さらに、業務効率化を図るための便利なテクニックも紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください！
Googleスプレッドシートで顧客管理を始める前に知っておくべき基本の考え方
Googleスプレッドシートのイメージ
スプレッドシートを使った顧客管理には、まず「どのように情報を整理したいか」を決めることが重要です。目的に応じて、必要な項目を決め、スプレッドシートにどのようにデータを配置するかを考えることが、効率的な管理への第一歩となります。
顧客情報の種類を決める
顧客管理のスプレッドシートには、以下のような情報を入れることが一般的です。
- 顧客名（会社名または個人名）
- 連絡先（電話番号、メールアドレス）
- 契約状況や取引履歴
- 営業担当者
- 次回のフォローアップ日
これらの情報を整理することで、どの顧客に対して次に何をすべきかが一目で分かります。
顧客管理表の目的を明確にする
顧客管理表を作る前に、目的を明確にすることが大切です。たとえば、「顧客の詳細情報を管理する」「営業進捗をトラッキングする」「売上や契約状況を分析する」など、目的に応じて必要な情報が異なります。明確な目的があれば、後のデザインや関数設定がスムーズに進みます。
Googleスプレッドシートで見やすく使いやすい顧客管理表を作成するための7つのステップ
ここでは、スプレッドシートで顧客管理表を作成するための具体的な手順を紹介します。手順を追うことで、初心者でも簡単に見やすく効率的な顧客管理表を作成できます。
顧客管理表の見出しを設定する
まず最初にするべきことは、管理表の見出し項目を設定することです。見出しは、その後のデータの整理に影響を与える重要な部分です。例えば、以下のような見出しを設定すると良いでしょう。
- 顧客名
- 連絡先
- 契約金額
- 契約開始日
- フォローアップ日
データを簡単に入力できるようにカレンダー機能を活用する
顧客管理表には、特に日付の入力が多くなります。毎回手入力するのは手間がかかりますが、Googleスプレッドシートには日付をカレンダーから選べる機能があります。この機能を設定することで、日付入力をスムーズにすることができます。
見出しやデータの視覚的な区別をつける
データが多くなると、見出しとその下のデータを区別することが大切です。見出しには色をつけたり、太字にしたりして、視覚的に区別しましょう。ただし、色の使いすぎには注意し、過度な強調を避けるように心がけましょう。
セルの編集制限をかけてデータの誤入力を防ぐ
スプレッドシートの共同編集機能を利用する場合、誤ってデータを上書きされないように編集制限をかけることが重要です。セルの編集を制限することで、大事なデータが無意識に変更されるのを防げます。
固定行・固定列を使って見やすさを保つ
顧客管理表のデータが多くなると、画面をスクロールするうちに見出しが見えなくなってしまいます。そのため、見出し行や列を固定することで、常に見やすい状態を保つことができます。
フィルター機能を使ってデータを絞り込む
データの量が多くなると、目的の情報を素早く見つけるのが難しくなります。そこで、Googleスプレッドシートの「フィルター機能」を活用して、必要なデータだけを絞り込むことができます。これにより、データを効率的に管理できるようになります。
関数を活用してデータを集計・分析する
顧客管理表を作成したら、次に集計や分析を行うための関数を設定しましょう。例えば、SUM関数やAVERAGE関数を使って売上合計や平均を算出したり、IF関数を使って特定の条件を満たす顧客を抽出することができます。これにより、データを一目で把握できるようになります。
Googleスプレッドシート 顧客管理作り方に関するよくある質問
Q1: スプレッドシートに入力したデータを他のシートに自動で反映させる方法はありますか？
はい、Googleスプレッドシートには「IMPORTRANGE」関数を使って、別のシートからデータを引用することができます。この機能を活用すれば、複数のシート間でデータを共有し、更新の手間を減らすことができます。
Q2: 顧客のフォローアップ日を忘れないために、リマインダーを設定することはできますか？
Googleスプレッドシートには直接リマインダー機能はありませんが、Googleカレンダーとの連携を使って、フォローアップ日をリマインダーとして設定することができます。これにより、重要な日付を見逃すことなく管理できます。
Googleスプレッドシートのことまだまだ分からない！どうしたらいい？
Googleスプレッドシートのことがわからないから「もっと知りたい！」って方は、当サイト「となりのパソコン・スマホ教室」にヒントが必ずあります。
当サイトはパソコンやスマートフォンに関する「あなたのわからない」を解決するためのサイトです。
初心者がぶつかるであろう悩みや専門的な記事など毎日更新しています。
なので、あなたの悩みを解決する糸口がきっとあります！
下記のリンクからそれを探し出してください！Googleスプレッドシート関係の記事は下記のリンクから見ることができます。
Googleスプレッドシートの記事一覧はこちらからご覧いただけます
って言うのはちょっと乱暴でしたね。記事を１つ１つ探していたら時間かかりますもんね。
上記のリンク以外にも下記の検索ボックスにキーワードを入力してもらえれば、すっとあなたが悩んでいることを解決できる記事を探し出すことができますので、そちらをご活用ください。
まだ記事がない場合や自分の悩みを解決できない場合は、公式LINEから質問をしていただくか、本記事のコメント欄に書いていただくかしていただければ返信させていただきます。
1人1人悩みは違いますからね。
公式LINEの方が確認するのも返信も早いので、LINEから質問を飛ばしてもらえると助かります。
あと宣伝ですが、新しくAI情報に特化した「生成AIニスト(https://m32006400n.com)」というサイトを立ち上げましたのでChatGPTやGoogle Geminiをはじめとした生成AIの情報を知りたいという方はそちらも是非ご覧いただけたら幸いです。
今すぐパソコンやスマホの悩みを解決したい！どうしたらいい？
いま、あなたを悩ませているITの問題を解決します！
「エラーメッセージ、フリーズ、接続不良…もうイライラしない！」
あなたはこんな経験はありませんか？
✅ ExcelやWordの使い方がわからない💦
✅ 仕事の締め切り直前にパソコンがフリーズ💦
✅ 家族との大切な写真が突然見られなくなった💦
✅ オンライン会議に参加できずに焦った💦
✅ スマホの重くて重要な連絡ができなかった💦
平均的な人は、こうしたパソコンやスマホ関連の問題で年間73時間（約9日分の働く時間！）を無駄にしています。あなたの大切な時間が今この悩んでいる瞬間も失われています。
LINEでメッセージを送れば即時解決！
すでに多くの方が私の公式LINEからお悩みを解決しています。
最新のAIを使った自動応答機能を活用していますので、24時間いつでも即返信いたします。
誰でも無料で使えますので、安心して使えます。
問題は先のばしにするほど深刻化します。
小さなエラーがデータ消失や重大なシステム障害につながることも。解決できずに大切な機会を逃すリスクは、あなたが思う以上に高いのです。
あなたが今困っていて、すぐにでも解決したいのであれば下のボタンをクリックして、LINEからあなたのお困りごとを送って下さい。
ぜひ、あなたの悩みを私に解決させてください。
まとめ
Googleスプレッドシートを使った顧客管理は、基本的な設定を行うだけで、非常に効果的に情報を整理できます。目的に応じた見出しの設定、カレンダー機能の活用、データの区別方法、セルの編集制限など、7つのステップを踏むことで、誰でも効率的な顧客管理が実現できます。さらに、関数やフィルター機能を使えば、データ分析も簡単に行えるため、業務の効率化が進むでしょう。ぜひ、この記事を参考にして、あなたの業務をさらにスマートに管理していきましょう！
コメント