資料作成の時間に追われて、肝心な準備ができなかったり、残業が続いたりしていませんか？PowerPoint 2019を使いこなせれば、そんな悩みはすぐに解決できます！本記事では、作業効率を劇的に向上させるテクニックを5つご紹介。これらのテクニックを活用すれば、あなたのプレゼン作成は今すぐスピードアップし、残業から解放されること間違いなしです。さあ、PowerPoint 2019を使いこなして、効率的に資料を作成しましょう！
資料作成を劇的に効率化するための3つの初期設定
PowerPointのイメージ
資料作成前に必ず確認しておくべき設定があります。これらの初期設定を確認し、作業の土台を整えることで、作成スピードが格段にアップします。
スライドサイズをカスタマイズする
スライドのサイズは、資料の内容に応じて変更することができます。特に、印刷用資料や横長のプレゼン資料を作成する際は、スライドサイズを適切に設定することが重要です。PowerPointでは「デザイン」タブから「スライドのサイズ」を選択し、最適なサイズを選ぶことができます。
スライド番号とフッターを設定しておく
長いプレゼン資料では、スライド番号やフッターが役立ちます。これらを設定しておくと、スライドの管理が楽になり、聴衆にもわかりやすい資料になります。「挿入」タブから「スライド番号」を選択し、必要な情報を設定しましょう。
フッターの一貫性を保つ
企業のロゴやプレゼンのタイトルなど、毎回同じ内容をスライドに挿入する場合、スライドマスターを使うと便利です。これにより、全スライドに一貫した情報を簡単に追加できます。
アウトライン表示で資料作成のスピードアップ！
アウトライン表示を使いこなすことが、PowerPoint資料作成の最速ルートです。アウトラインを使うことで、タイトルやキーワードを一気に入力し、素早くスライドに反映できます。
アウトライン表示とは？
アウトライン表示は、スライドの内容を文字ベースで整理する方法です。これを使うと、スライド全体の構成が一目でわかり、効率的に資料を作成できます。
アウトライン表示の使い方
アウトライン表示を使うには、まず「表示」タブで「アウトライン」を選択します。その後、スライドに入力した内容が一覧で表示され、効率よくスライドを組み立てることができます。
アウトライン表示の裏技
アウトライン表示では、いくつかの便利な操作を覚えると、さらに効率よく作業が進みます。たとえば、タイトルを新しいスライドに表示させたり、箇条書きの項目を自動で新しいスライドに変換したりできます。
簡単に覚えて使える！PowerPointのショートカットキー
PowerPointを速く使うためには、基本的なショートカットキーを覚えるだけで十分です。これらのショートカットキーを活用することで、操作が飛躍的に速くなります。
PowerPointでよく使うショートカット
- Ctrl + N で新しいプレゼンテーションを作成
- Ctrl + M で新しいスライドを追加
- Ctrl + D で選択したスライドを複製
- Ctrl + Shift + C で書式をコピー、Ctrl + Shift + V で書式を貼り付け
これらのショートカットキーを覚えるだけで、作業のスピードは大きく向上します。
デフォルト設定をカスタマイズして、毎回の作業を簡単に
PowerPointには、最初から設定されている「デフォルト設定」がありますが、これを自分に合った形にカスタマイズすることで、毎回の作業を簡単にすることができます。
図形やテキストのデフォルト設定を変更する
PowerPointでは、図形やテキストのデフォルト設定をカスタマイズできます。これにより、毎回同じデザインや書式を設定する手間が省け、スピーディーに作業を進められます。
線やフォントサイズのデフォルト設定を調整する
線やフォントのサイズもデフォルト設定で変更可能です。例えば、特定のフォントや色をよく使う場合、それをデフォルトに設定しておくことで、次回から簡単に使用できます。
スライドマスターで一括編集！資料全体のデザインを統一
スライドマスターを使うと、全てのスライドに共通するデザインやレイアウトを一度に変更できます。これにより、資料全体のデザインが統一され、見栄えが良くなります。
スライドマスターの使い方
スライドマスターを使用するには、まず「表示」タブから「スライドマスター」を選択します。ここから、スライド全体のデザインやレイアウトを変更することができます。
スライドマスターを使うメリット
スライドマスターを使うと、1つの変更で全スライドに反映されるため、手間がかかりません。デザインの変更やロゴの挿入、フォントの変更などが一度で済み、効率的に作業が進みます。
PowerPoint 2019 使い方に関する疑問解決
PowerPointで資料作成が遅い理由は何ですか？
資料作成が遅い原因は、操作の手順が複雑だったり、準備不足だったりすることが多いです。今回紹介した「スライドサイズ」「アウトライン表示」「ショートカットキー」などを活用することで、作業スピードが大幅に改善されます。
プレゼン資料作成のための効果的な準備方法は？
まずは、資料の骨組みをアウトライン表示で作成し、その後で詳細な内容を追加していきましょう。また、デフォルト設定をカスタマイズしておくと、毎回の作業がスムーズに進みます。
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まとめ
PowerPoint 2019を使いこなすためには、少しの工夫で資料作成を劇的に効率化することができます。設定を最適化し、アウトライン表示やスライドマスターを使えば、作業のスピードとクオリティを同時に向上させることができます。これらのテクニックを習得すれば、資料作成でのストレスや残業から解放されるでしょう。今すぐこれらの方法を取り入れて、次のプレゼン資料作成をスムーズに進めてください！
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