Excel初心者でも安心！データ入力をラクにするショートカットと設定方法

Excelでのデータ入力、面倒に感じていませんか？特に、同じ内容を何度も入力する場面では、手間がかかってしまいますよね。そんなときに役立つのが、Excelのショートカットキーや設定機能です。今回は、初心者の方でもすぐに使える方法を、優しくご紹介します。

同じデータを素早く入力する方法

Excelのイメージ

1つ上のセルと同じ内容を入力する

表にデータを入力しているとき、「上のセルと同じ内容を入力したい」と思うこと、ありますよね。そんなときは、以下の手順で簡単に入力できます。

これで、上のセルと同じ内容が入力されます。手をマウスからキーボードに移動するだけで、作業がスムーズになりますよ。

入力候補を一覧から選ぶ

同じデータを何度も入力する場合、Excelが過去に入力した内容を候補として表示してくれます。これを利用すると、入力の手間が大幅に減ります。

これで、過去に入力した内容を簡単に再利用できます。

複数のセルに同じ内容を一括入力する

同じ内容を複数のセルに入力したいとき、いちいち1つずつ入力するのは手間ですよね。そんなときは、以下の方法で一括入力できます。

これで、選択したすべてのセルに同じ内容が入力されます。

オートコンプリート機能を活用する方法

オートコンプリート機能を有効にする

Excelには、過去に入力した内容を自動で補完してくれる「オートコンプリート」機能があります。これを活用すると、同じデータを繰り返し入力する手間が省けます。

これで、同じ列に過去に入力した内容が自動で補完されるようになります。

オートコンプリート機能をオフにする

「オートコンプリート機能が邪魔だな」と感じることもありますよね。そんなときは、以下の手順でオフにできます。

これで、オートコンプリート機能が無効化され、入力候補が表示されなくなります。

よくある質問や疑問

Q1: 「Ctrl+D」と「Alt+↓」の違いは何ですか？

「Ctrl+D」は、1つ上のセルと同じ内容を入力するショートカットです。一方、「Alt+↓」は、過去に入力した内容の候補を一覧で表示し、そこから選択するためのショートカットです。用途に応じて使い分けると便利です。

Q2: オートコンプリート機能をオフにすると、どんな影響がありますか？

オートコンプリート機能をオフにすると、過去に入力した内容の候補が表示されなくなります。これにより、入力の手間が増える可能性がありますが、不要な候補が表示されるのを防ぐことができます。

Q3: 複数のセルに同じ内容を入力する際、注意すべき点はありますか？

複数のセルに同じ内容を入力する際は、入力したいセルをすべて選択してから内容を入力し、「Ctrl+Enter」で確定するようにしましょう。逆に、先に「Ctrl+Enter」を押してから内容を入力すると、すべてのセルに同じ内容が入力されてしまうので注意が必要です。

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まとめ

Excelのショートカットキーや設定機能を活用することで、データ入力の手間を大幅に減らすことができます。特に、同じ内容を何度も入力する場面では、これらの方法が非常に便利です。ぜひ、日々の作業に取り入れて、効率的に作業を進めてください。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。