Outlookのアドレス帳「People」完全ガイド：初心者でも安心の使い方と活用法

Outlookの「People（ピープル）」機能をご存じですか？メールを送る際に宛先を入力するだけでなく、連絡先の管理やグループ分け、スマホとの同期まで幅広く活用できる便利なツールです。しかし、初めて触れる方にとっては「どこから始めればいいのか」「何ができるのか」といった疑問が湧くのも無理はありません。

そこで今回は、Outlookの「People」機能を初心者の方でもわかりやすく解説し、日々の生活や仕事で役立つ使い方をご紹介します。

Outlookの「People」って何？

「People」は、Outlookに組み込まれた連絡先管理機能のことです。メールアドレスだけでなく、電話番号や住所、会社名など、さまざまな情報を一元管理できます。これにより、メールの宛先入力がスムーズになり、連絡先の整理も簡単に行えます。

連絡先の追加方法

連絡先を追加する方法は主に2つあります。

メールから直接追加する方法

受信したメールの送信者を連絡先に追加するには、以下の手順を行います。

これで、送信者の情報が連絡先に追加されます。

手動で新規追加する方法

手動で新しい連絡先を追加するには、以下の手順を行います。

これで、新しい連絡先が追加されます。

連絡先の編集と削除

追加した連絡先の情報を変更したり、不要になった連絡先を削除することも簡単にできます。

連絡先の編集方法

連絡先の削除方法

連絡先グループの作成と活用

複数の連絡先をグループ化することで、特定のメンバーに一括でメールを送ることができます。例えば、同僚や友人、家族など、用途に応じてグループを作成しましょう。

グループの作成方法

これで、グループが作成されました。メール作成時にグループ名を入力することで、メンバー全員に一括でメールを送信できます。

スマホでの連絡先の利用

Outlookの連絡先は、スマートフォンのOutlookアプリでも利用できます。アプリをインストールし、Microsoftアカウントでサインインすれば、パソコンと同じように連絡先を管理・利用することができます。

よくある質問や疑問

Q1: 連絡先に写真を追加できますか？

はい、連絡先に写真を追加することができます。連絡先を編集する際に、「写真の追加」オプションから画像をアップロードできます。

Q2: 連絡先をグループ分けできますか？

はい、連絡先をグループに分けて管理することができます。新しいグループを作成し、連絡先をそのグループに追加することで、特定のグループ宛てに一括でメールを送ることができます。

Q3: 連絡先をエクスポートしてバックアップできますか？

はい、連絡先をCSVファイルとしてエクスポートすることができます。これにより、他のメールサービスに移行する際や、バックアップを取る際に便利です。

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まとめ

Outlookの「People」機能を活用することで、連絡先の管理が効率的になり、メールのやり取りがスムーズになります。基本的な操作を覚えることで、日々の生活や仕事での連絡がより便利になります。

もし、この記事を読んで「まだわからないことがある」「操作に不安がある」と感じた方は、ぜひお気軽にLINEからお声掛けください。あなたの疑問やお悩みを一緒に解決していきましょう！