「Wordで他の人と一緒に文書を編集したいけれど、どこから手をつければいいのか分からない…」そんなお悩みをお持ちの方へ。今回は、Wordの「校閲者設定」や「追跡修正機能」を使って、複数人での文書編集をスムーズに行う方法を、初心者にも分かりやすく解説します。
校閲者設定とは？
Wordのイメージ
校閲者設定の基本
Wordの「校閲者設定」とは、文書を他の人と共有して編集してもらう際に、誰がどの部分を修正したのかを明確にするための機能です。これにより、複数人での編集でも、誰が何を変更したのかが一目で分かります。
校閲者設定の方法
1. Wordを開く
まず、編集したい文書をWordで開きます。
2. 「校閲」タブを選択
上部のメニューから「校閲」タブをクリックします。
3. 「ユーザー名の設定」
「校閲」タブ内の「ユーザー名の設定」をクリックし、自分の名前を入力します。これが他の編集者に表示される名前となります。
4. 「追跡修正」の有効化
同じく「校閲」タブ内の「追跡修正」をクリックしてオンにします。これで、文書の変更履歴が記録されるようになります。
追跡修正機能の活用法
追跡修正とは？
「追跡修正」は、文書に加えた変更を記録し、誰がどの部分を修正したのかを明示する機能です。例えば、文字の追加や削除、書式の変更などが記録されます。
追跡修正の表示方法
1. 「校閲」タブの「表示」グループ
「校閲」タブ内の「表示」グループから、「簡易標記」や「すべてのマーク」など、変更履歴の表示方法を選択できます。
2. 「変更履歴の表示」
「変更履歴の表示」から、特定の編集者の変更のみを表示することも可能です。
変更履歴の管理方法
1. 変更の承認または却下
変更を確認し、「承認」または「却下」を選択することで、変更を文書に反映させることができます。
2. すべての変更を承認または却下
一度にすべての変更を承認または却下することも可能です。
文書の保護と編集制限
文書の保護とは？
文書の保護機能を使用すると、特定の部分のみを編集可能にしたり、他の部分を編集できないように制限することができます。
編集制限の設定方法
1. 「校閲」タブの「文書の保護」
「校閲」タブ内の「文書の保護」をクリックします。
2. 「編集の制限」
「編集の制限」から、編集可能な部分を指定したり、パスワードを設定して編集を制限することができます。
よくある質問や疑問
Q1: 追跡修正をオンにしても、他の人の変更が見えません。どうすれば良いですか？
追跡修正がオンでも、他の人の変更が表示されない場合は、表示設定が「簡易標記」や「原稿の表示」などになっている可能性があります。「すべてのマーク」を選択してみてください。
Q2: 追跡修正を使っていると、文書が見づらくなります。どうすれば良いですか？
追跡修正を使っていると、変更箇所が強調表示されるため、文書が見づらく感じることがあります。表示設定を「原稿の表示」や「完了の表示」に変更することで、変更箇所を非表示にすることができます。
Q3: 文書の保護を設定した後、編集できる人を変更したい場合はどうすれば良いですか？
文書の保護を設定した後でも、「校閲」タブの「文書の保護」から「編集の制限」を選択し、設定を変更することができます。パスワードを設定している場合は、そのパスワードが必要です。
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まとめ
Wordの「校閲者設定」や「追跡修正機能」を活用することで、複数人での文書編集がスムーズに行えます。特に、他の人と共同で作業する際や、修正履歴を確認したい場合に非常に便利です。最初は操作に戸惑うかもしれませんが、少しずつ慣れていくことで、効率的な文書作成が可能になります。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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