PowerPointで機密情報を安全に管理する方法：初心者でもできるセキュリティ対策

大切な資料を作成したとき、つい「これで完璧！」と思ってしまいがち。でも、ちょっとした油断で大事な情報が漏れてしまうことも。特に、パソコンやスマホに不安を感じる45歳以上の方々にとって、セキュリティ対策は難しそうに思えるかもしれません。でも、安心してください。今回は、PowerPointで機密情報を守るための簡単で効果的な方法をご紹介します。

PowerPointの資料に「社外秘」を透かし文字で入れる方法

PowerPointのイメージ

まずは、資料に「社外秘」などの透かし文字を入れて、外部に漏れないようにしましょう。

スライドマスタを使って透かし文字を入れる

スライドマスタを使うと、すべてのスライドに一括で透かし文字を入れることができます。手順は以下の通りです。

これで、資料を印刷したときにも「社外秘」の文字が表示され、情報漏洩を防ぐことができます。

資料から個人情報や非表示データを削除する方法

資料には、コメントや編集履歴、非表示のデータなど、他の人に見られたくない情報が含まれていることがあります。これらを削除することで、情報漏洩のリスクを減らせます。

ドキュメント検査を使って不要な情報を削除する

ドキュメント検査を使うと、資料に含まれる非表示のデータや個人情報を見つけて削除することができます。手順は以下の通りです。

これで、資料を共有する前に不要な情報を削除することができます。

資料をパスワードで保護する方法

資料にパスワードを設定することで、許可された人だけが開けるようにできます。これにより、資料の不正アクセスを防げます。

パスワードを設定して資料を保護する

資料にパスワードを設定する手順は以下の通りです。

これで、資料を開くときにパスワードが求められるようになり、不正アクセスを防ぐことができます。

よくある質問や疑問

Q1: パスワードを忘れた場合、資料を開けなくなってしまうのでは？

はい、パスワードを忘れると資料を開けなくなります。そのため、パスワードは安全な場所に保管し、他の人と共有しないようにしましょう。

Q2: スライドマスタを使うと、すべてのスライドに透かし文字が入るのですか？

はい、スライドマスタに透かし文字を入れると、そのマスタを適用しているすべてのスライドに透かし文字が反映されます。

Q3: ドキュメント検査で削除した情報は復元できるのですか？

ドキュメント検査で削除した情報は復元できないことがあります。元のドキュメントのコピーで検査を行うことをお勧めします。

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まとめ

PowerPointで機密情報を安全に管理するためには、以下の対策が効果的です。

• スライドマスタを使って透かし文字を入れることで、資料のすべてのスライドに一括で「社外秘」などの文字を表示できます。
• ドキュメント検査を使って不要な情報を削除することで、コメントや編集履歴、非表示のデータなどを取り除き、情報漏洩のリスクを減らせます。
• 資料にパスワードを設定することで、許可された人だけが資料を開けるようにし、不正アクセスを防げます。

これらの対策を実践することで、大切な情報を守ることができます。もし、これらの設定方法がわからない、または不安な点がある場合は、お気軽にLINEからお声掛けください。