Outlookの裏技集：初心者でもできる！メールと予定表の時短テクニック

Outlookを使いこなせると、仕事の効率がぐんと上がりますよね。でも、「操作が難しそう」「時間がかかりそう」と感じている方も多いのでは？

今回は、そんな初心者の方でもすぐに試せる、Outlookの裏技を紹介します。これらのテクニックを使えば、毎日のメールや予定表の管理がぐっと楽になりますよ。

メール作成がぐんと楽になる！簡単時短テクニック

Outlookのイメージ

よく使う文章を「クイックパーツ」で登録

「お世話になっております」「ご確認のほどよろしくお願いいたします」など、毎回書く定型文を「クイックパーツ」に登録しておくと、メール作成がスピーディーになります。

手順は簡単

これで、次回からは「クイックパーツ」から選ぶだけで、定型文が挿入されます。

メールの送信を時間指定で設定

夜遅くにメールを作成しても、相手に迷惑をかけたくないですよね。そんなときは、送信時間を指定できます。

手順は

これで、指定した時間に自動でメールが送信されます。

添付忘れを防ぐ！送信前にチェック

「添付ファイルを忘れた！」と慌てた経験、ありませんか？Outlookには、添付忘れを防ぐ機能があります。

設定方法は

これで、添付ファイルなしで送信しようとすると、警告が表示されます。

予定表管理もこれで安心！便利な機能

メールから予定を作成

「このメールの内容を予定として登録したい！」そんなときは、メールをドラッグ＆ドロップで予定表に移動するだけ。メールの内容がそのまま予定として登録されます。

予定の時間帯を15分単位で設定

細かい時間調整が必要な場合、予定の時間単位を15分に変更できます。これで、より柔軟なスケジュール管理が可能に。

設定方法は

よくある質問や疑問

Q1: クイックパーツって何ですか？

クイックパーツは、よく使う文章や定型文を登録しておく機能です。登録しておけば、次回からは簡単に挿入できるので、メール作成がスピーディーになります。

Q2: メールの送信時間を指定するにはどうすればいいですか？

メール作成画面で「オプション」タブをクリックし、「配信オプション」を選択します。そこで「指定日時以降に配信」をチェックし、希望の日時を設定してください。

Q3: 添付ファイルを忘れないようにするにはどうすればいいですか？

「ファイル」タブから「オプション」を選択し、「メール」→「添付ファイル」に進みます。そこで「添付ファイルがない場合に警告を表示する」をチェックしてください。

まとめ

Outlookには、日々の業務を効率化するための便利な機能がたくさんあります。今回紹介したテクニックを活用すれば、メールや予定表の管理がぐっと楽になりますよ。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。