Outlookで定型文を簡単に設定する方法｜初心者でも安心のステップガイド

こんにちは！メールのやり取りで「毎回同じ内容を何度も入力するのが面倒…」と感じたことはありませんか？

特に、45歳以上の方々にとって、パソコン操作が少し不安なこともあるかもしれません。でも大丈夫！Outlookには、よく使う文章を「定型文」として登録し、必要なときにすぐに使える便利な機能が備わっています。

今回は、そんな定型文の設定方法を、初心者の方にもわかりやすく、親しみやすい言葉でご紹介します。

定型文を使うと、こんなに便利！

Outlookのイメージ

例えば、毎週の進捗報告や、お礼のメールなど、同じような内容を何度も送る場面がありますよね。そのたびに一から入力するのは時間も手間もかかります。でも、定型文を登録しておけば、必要なときにワンクリックで呼び出せるので、作業がぐんと効率化されます。

Outlookで定型文を登録する方法

Outlookには、主に2つの方法で定型文を登録できます。

1.「マイテンプレート」を使う方法

この方法は、Outlookの画面上部にある「挿入」タブから「マイテンプレート」を選択し、そこに定型文を登録するものです。

手順は以下の通りです

これで、次回から「マイテンプレート」から選ぶだけで、定型文を簡単に挿入できます。

2.「ユーザーテンプレート」を使う方法

こちらは、メールの件名や宛先、本文など、より多くの情報を一度に登録できる方法です。特に、複数の宛先に同じ内容のメールを送る場合に便利です。

手順は以下の通りです

保存したテンプレートは、次回から「新しいアイテム」→「その他のアイテム」→「フォームの選択」から呼び出すことができます。

よくある質問とその回答

Q1: 定型文を登録しても、他のパソコンで使えますか？

はい、登録した定型文は、同じMicrosoftアカウントでOutlookにサインインすれば、他のパソコンでも利用できます。

Q2: 定型文を編集したい場合はどうすればいいですか？

「マイテンプレート」の場合、テンプレートを開き、内容を編集して再度保存することで更新できます。「ユーザーテンプレート」の場合は、新たにテンプレートを作成し直す必要があります。

Q3: 定型文に画像やリンクを含めることはできますか？

はい、「マイテンプレート」では、画像やリンクを含めることができます。「ユーザーテンプレート」でも、メール本文に画像やリンクを挿入することが可能です。

まとめ

Outlookの定型文機能を活用すれば、日々のメール作成がぐっと楽になります。「マイテンプレート」は手軽に使えるので、まずはこちらから試してみてください。慣れてきたら、「ユーザーテンプレート」も活用して、さらに効率的にメール業務をこなしていきましょう。

もし、設定方法や使い方で不明な点があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。