Outlook テンプレート作成ガイド：初心者でも安心！

Outlookでのメール作成、毎回同じ内容を入力するのは面倒ですよね。そんなときに便利なのが「テンプレート」機能です。これを使えば、よく使う文面を登録しておき、必要なときにすぐに呼び出して送信できます。今回は、初心者の方でもわかりやすく、Outlookのテンプレート作成方法を解説します。

Outlookのテンプレートとは？

Outlookのテンプレートは、あらかじめ設定しておいたメールのひな形です。例えば、毎月送る報告メールや、よく使う挨拶文などをテンプレートとして登録しておくことで、毎回同じ内容を入力する手間を省けます。

テンプレートの種類

Outlookには主に2種類のテンプレートがあります。

テンプレートの作成方法

それぞれのテンプレートの作成方法を順番に見ていきましょう。

マイテンプレートの作成方法

手順

これで、よく使う文面をテンプレートとして保存できました。

ユーザーテンプレートの作成方法

手順

保存先は通常、以下のフォルダに保存されます。

C:\Users\ユーザー名\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

テンプレートの呼び出し方法

保存したテンプレートを呼び出す方法は以下の通りです。

マイテンプレートの呼び出し方法

手順

ユーザーテンプレートの呼び出し方法

手順

よくある質問や疑問

Q1: テンプレートに画像や書式を含めることはできますか？

はい、可能です。マイテンプレートに画像や書式を含めるには、メール本文に画像や書式を設定した状態でテンプレートとして保存してください。

Q2: テンプレートを他の人と共有することはできますか？

はい、ユーザーテンプレート（.oftファイル）は、メールに添付して送信することで他の人と共有できます。また、OneDriveなどのクラウドストレージに保存して共有することも可能です。

Q3: テンプレートを編集したい場合はどうすればよいですか？

マイテンプレートの場合、テンプレートを表示した状態で、編集したいテンプレートの右上にある鉛筆マークをクリックすると編集モードになります。内容を修正し、「保存」をクリックして更新できます。

ユーザーテンプレートの場合、テンプレートを開いた状態で内容を編集し、「名前を付けて保存」を選択して上書き保存することで更新できます。

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まとめ

Outlookのテンプレート機能を活用することで、よく使うメールの作成時間を大幅に短縮できます。マイテンプレートは本文のみ、ユーザーテンプレートは宛先や件名も含めたメール全体をテンプレートとして保存できるので、用途に応じて使い分けてください。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。