会議の後、「議事録、どうやって作ればいいの？」と悩んでいませんか？特にパソコンやスマホに不安がある方にとって、Wordでの議事録作成は少しハードルが高く感じるかもしれません。でも大丈夫！この記事では、初心者の方でも安心して始められるよう、わかりやすくステップを追って解説します。
Wordで議事録を作成する前に知っておきたい基本のポイント
Wordのイメージ
議事録とは？
まず、議事録とは会議で話し合われた内容を記録したものです。決定事項や次のアクション、参加者などをまとめることで、後から内容を振り返ったり、共有したりすることができます。
Wordを使うメリット
Wordは多くの人が使い慣れている文書作成ソフトです。テンプレートも豊富で、見た目も整えやすく、印刷や共有も簡単にできます。
初心者でも安心のテンプレート活用
Wordには、議事録用のテンプレートがあらかじめ用意されています。これを使うことで、レイアウトや項目を一から考える手間が省けます。
実際にWordで議事録を作成してみよう！
テンプレートを開く
Wordを開いたら、「新規作成」から「議事録」や「会議録」などのテンプレートを検索してみましょう。たくさんの種類があるので、会議の目的や雰囲気に合ったものを選んでください。
必要な情報を入力する
テンプレートには、以下のような項目が含まれています。必要な情報を順番に入力していきましょう。
- 会議名会議のタイトルを入力します。
- 日時会議が行われた日付と時間を入力します。
- 場所会議の開催場所を入力します。
- 参加者出席した人の名前を入力します。
- 議題話し合われたテーマを入力します。
- 内容議論された内容や意見を簡潔にまとめます。
- 決定事項会議で決まったことを記録します。
- 次回のアクション次にやるべきことや担当者を明記します。
見やすく整える
入力が終わったら、文字の大きさや色を調整して、見やすく整えましょう。重要な部分は太字にしたり、箇条書きを使ったりすると、よりわかりやすくなります。
議事録作成をもっと効率化するためのポイント
5W2Hを意識する
議事録には、以下の情報を含めると、後から見返したときにわかりやすくなります。
- When（いつ）会議の日時
- Where（どこで）会議の場所
- Who（誰が）参加者
- What（何を）議題
- Why（なぜ）議題の目的
- How（どうやって）進行方法
- How much（いくらで）予算やコスト（必要な場合）
共有のタイミングを守る
作成した議事録は、できるだけ早く参加者と共有しましょう。遅くとも会議の翌日には送るように心がけると、情報の鮮度が保たれます。
定期的に振り返る
議事録を作成したら、定期的に振り返ってみましょう。どの部分がわかりにくかったか、改善できる点はないかを考えることで、次回の作成がスムーズになります。
よくある質問
Q1: Wordのテンプレートはどこで手に入れられますか？
Wordを開き、「新規作成」から「議事録」や「会議録」などのキーワードで検索すると、さまざまなテンプレートが表示されます。Microsoftの公式サイトや他のテンプレート配布サイトからもダウンロードできます。
Q2: 議事録を作成する際、特に気をつけるべきポイントは何ですか？
議事録は、後から見返したときに内容がわかりやすいように作成することが大切です。簡潔で明確な表現を心がけ、重要な部分は強調するようにしましょう。
Q3: 複数人で議事録を作成する場合、どのように分担すればよいですか？
議事録の作成を分担する場合、事前に役割を決めておくとスムーズです。例えば、進行役が議題を整理し、記録係が内容をまとめるなど、役割分担を明確にしましょう。
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まとめ
Wordでの議事録作成は、初心者の方でもテンプレートを活用することで、簡単に始められます。5W2Hを意識して、わかりやすく整理された議事録を作成することで、会議の内容をしっかりと記録し、共有することができます。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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