「大切なメールを保存したいけど、どうすればいいのか分からない…」そんなお悩みを持つ方へ。今回は、Outlookを使っている初心者の方でも安心してできる、メールの保存方法をご紹介します。パソコンやスマホの操作に不安がある方でも、これを読めばすぐに実践できるようになりますよ。
Outlook メール保存の基本EMLファイルとして保存する方法
Outlookのイメージ
まずは、最もシンプルな方法から始めましょう。Outlookで受信したメールを、パソコン内の任意の場所に保存する方法です。
手順1保存したいメールを選択する
受信トレイなどから、保存したいメールの件名をクリックして開きます。
手順2名前を付けて保存を選択する
メールの件名の上で右クリックし、表示されるメニューから「名前を付けて保存」をクリックします。
手順3保存先とファイル名を指定する
保存したいフォルダを選択し、ファイル名を入力します。特に指定しない場合、メールの件名が自動的にファイル名として設定されます。
手順4保存を実行する
「.emlを保存しますか？」と表示されたら、「保存」ボタンをクリックします。
手順5保存されたか確認する
指定したフォルダを開き、メールが正しく保存されているか確認します。
この方法で保存したメールは、後で開いて内容を確認したり、他の人に転送したりすることができます。
Outlook メール保存の応用PDFファイルとして保存する方法
次に、メールをPDFファイルとして保存する方法をご紹介します。PDF形式で保存すると、メールの内容をそのまま印刷したり、他の人と共有したりするのに便利です。
手順1保存したいメールを開く
保存したいメールをダブルクリックして開きます。
手順2印刷を選択する
メールの上部にある「その他のアクション」メニューから「印刷」を選択します。
手順3プリンターとして「Microsoft Print to PDF」を選択する
表示される印刷設定画面で、プリンターの選択肢から「Microsoft Print to PDF」を選びます。
手順4印刷を実行する
「印刷」ボタンをクリックします。
手順5保存先とファイル名を指定する
保存先のフォルダを選択し、ファイル名を入力して「保存」ボタンをクリックします。
これで、メールの内容がPDFファイルとして保存されます。PDFファイルは、パソコンやスマホで簡単に閲覧でき、他の人と共有する際にも便利です。
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Outlook メール保存の応用PSTファイルとして保存する方法
さらに、複数のメールをまとめて保存したい場合は、PSTファイルとして保存する方法があります。PSTファイルは、Outlookのデータファイル形式で、メールやカレンダー、連絡先などをまとめて保存できます。
手順1エクスポート機能を開く
Outlookを開き、「ファイル」メニューから「開く/エクスポート」を選択し、「インポート/エクスポート」をクリックします。
手順2エクスポートの種類を選択する
「ファイルのエクスポート」を選択し、「次へ」をクリックします。
手順3PSTファイルを選択する
「Outlookデータファイル（.pst）」を選択し、「次へ」をクリックします。
手順4保存するフォルダを選択する
保存したいフォルダを選択し、「次へ」をクリックします。
手順5保存先とファイル名を指定する
保存先のフォルダを選択し、ファイル名を入力して「完了」ボタンをクリックします。
これで、選択したフォルダ内のメールがPSTファイルとして保存されます。PSTファイルは、バックアップや他のパソコンへの移行時に便利です。
よくある質問や疑問
Q1: 保存したメールはどこに保存されるのですか？
保存先のフォルダは、手順の中で指定した場所になります。特に指定しない場合、デフォルトで「ドキュメント」フォルダ内に保存されることが一般的です。
Q2: メールをPDFとして保存する際、印刷の設定はどうすればよいですか？
印刷設定画面で「Microsoft Print to PDF」を選択することで、メールをPDFとして保存できます。特別な設定は不要です。
Q3: PSTファイルとして保存する際、パスワードの設定は必要ですか？
パスワードの設定は任意です。セキュリティを強化したい場合に設定すると良いでしょう。
まとめ
Outlookでのメール保存方法は、目的や状況に応じてさまざまな方法があります。EMLファイルとして保存すれば、個別のメールを簡単に保存できますし、PDFファイルとして保存すれば、メールの内容をそのまま印刷したり、他の人と共有したりするのに便利です。また、PSTファイルとして保存すれば、複数のメールをまとめてバックアップすることができます。
操作に不安がある方も、これらの手順を参考にして、ぜひ実践してみてください。もし操作中に困ったことがあれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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