メールを保存しておくことで、後から見返したり、必要なときにすぐに取り出したりできますよね。今回は、Outlookを使っている方向けに、メールを保存する方法をご紹介します。特に、パソコンやスマホの操作に不安がある方でも安心してできるように、わかりやすく解説します。
Outlookでメールを保存する基本の方法
Outlookのイメージ
まずは、Outlookでメールを1通ずつ保存する基本的な方法をご紹介します。
手順1保存したいメールを選択する
受信トレイなどから、保存したいメールの件名をクリックして開きます。
手順2名前を付けて保存を選択する
メールの件名の上で右クリックし、表示されるメニューから「名前を付けて保存」をクリックします。
手順3保存先を指定する
保存したいフォルダーを選択し、ファイル名を入力します。特に指定しない場合、メールの件名がファイル名として設定されます。
手順4保存する
「保存」ボタンをクリックして、指定したフォルダーにメールが保存されます。
手順5保存されたか確認する
保存したフォルダーを開いて、メールが正しく保存されているか確認しましょう。
複数のメールをまとめて保存する方法
たくさんのメールを保存したいときは、1通ずつ保存するのは大変ですよね。そんなときは、複数のメールをまとめて保存する方法があります。
手順1保存したいメールを選択する
Ctrlキーを押しながら、保存したいメールを1通ずつクリックして選択します。
手順2名前を付けて保存を選択する
選択したメールのいずれかを右クリックし、表示されるメニューから「名前を付けて保存」をクリックします。
手順3保存先を指定する
保存したいフォルダーを選択し、ファイル名を入力します。
手順4保存する
「保存」ボタンをクリックして、指定したフォルダーにメールが保存されます。
手順5保存されたか確認する
保存したフォルダーを開いて、メールが正しく保存されているか確認しましょう。
メールをPDFとして保存する方法
メールの内容をPDFとして保存しておくと、印刷したり、他の人と共有したりするのに便利です。
手順1保存したいメールを開く
受信トレイなどから、保存したいメールの件名をクリックして開きます。
手順2印刷を選択する
メールの上部にある「ファイル」タブをクリックし、「印刷」を選択します。
手順3プリンターを選択する
プリンターの一覧から「Microsoft Print to PDF」を選択します。
手順4印刷をクリックする
「印刷」ボタンをクリックします。
手順5保存先を指定する
保存先のフォルダーを選択し、ファイル名を入力して「保存」ボタンをクリックします。
手順6保存されたか確認する
保存したフォルダーを開いて、PDFファイルが正しく保存されているか確認しましょう。
メールをバックアップする方法
大切なメールを失いたくない場合は、バックアップを取っておくことをおすすめします。
手順1ファイルメニューを開く
Outlookを開き、「ファイル」タブをクリックします。
手順2インポート/エクスポートを選択する
「開く/エクスポート」を選択し、「インポート/エクスポート」をクリックします。
手順3エクスポートを選択する
「ファイルのエクスポート」を選択し、「次へ」をクリックします。
手順4Outlookデータファイルを選択する
「Outlookデータファイル（.pst）」を選択し、「次へ」をクリックします。
手順5バックアップするフォルダーを選択する
バックアップしたいメールフォルダーを選択し、「次へ」をクリックします。
手順6保存先を指定する
保存先のフォルダーを選択し、ファイル名を入力して「完了」をクリックします。
手順7パスワードを設定する（任意）
必要に応じてパスワードを設定し、「OK」をクリックします。
手順8バックアップが完了するまで待つ
バックアップが完了するまでしばらく待ちます。
よくある質問や疑問
Q1: メールを保存した場所がわからなくなった場合、どうすればよいですか？
保存したフォルダーの場所を思い出せない場合は、パソコンの検索機能を使って、保存したメールのファイル名や拡張子（.emlや.pdfなど）で検索してみてください。
Q2: メールを保存する際に、ファイル形式を変更することはできますか？
はい、メールを保存する際に、保存するファイル形式を変更することができます。例えば、.eml形式や.pdf形式で保存することが可能です。
Q3: バックアップしたメールを他のパソコンで開くことはできますか？
はい、バックアップした.pstファイルを他のパソコンにインポートすることで、他のパソコンでもメールを確認することができます。
まとめ
Outlookでのメール保存方法について、基本的な手順からバックアップまでご紹介しました。大切なメールをしっかり保存して、必要なときにすぐに取り出せるようにしておきましょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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