Outlookで受信した大切なメール、どう保存していますか？「後で見返したい」「証拠として残しておきたい」「整理しておきたい」など、保存する理由はさまざまですよね。でも、保存方法って意外と知られていないんです。今回は、初心者の方でもできる、Outlookのメールを簡単に保存する方法を、形式別にわかりやすくご紹介します。
メールを保存する前に知っておきたいこと
Outlookのイメージ
まず、メールを保存する目的や必要な形式を考えてみましょう。例えば
- 後で見返すため保存したメールを後で簡単に探せるようにしたい。
- 証拠として残すため重要な内容を証拠として保存しておきたい。
- 整理しておきたい受信トレイがいっぱいで整理したい。
これらの目的に応じて、適切な保存方法を選ぶことが大切です。
EML形式で保存する方法
EML形式は、メールの内容をそのまま保存できる形式です。以下の手順で保存できます
- 保存したいメールを開きます。
- メールの件名の上で右クリックし、表示されるメニューから「名前を付けて保存」を選択します。
- 保存先のフォルダーを選び、ファイル名を確認して「保存」をクリックします。
これで、メールがEML形式で保存されます。後で開くと、Outlookでそのまま表示されます。
PDF形式で保存する方法
PDF形式は、メールの内容を印刷するように保存できる形式です。以下の手順で保存できます
- 保存したいメールを開きます。
- 「その他のアクション」から「印刷」を選択します。
- プリンターの選択画面で「Microsoft Print to PDF」を選びます。
- 「印刷」をクリックし、保存先を指定して「保存」をクリックします。
これで、メールがPDF形式で保存されます。印刷したような見た目で保存されるので、見た目を重視する場合に便利です。
MSG形式で保存する方法
MSG形式は、Outlookのメールデータをそのまま保存できる形式です。以下の手順で保存できます
- 保存したいメールを開きます。
- 「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。
- 保存先のフォルダーを選び、ファイル名を確認して「保存」をクリックします。
これで、メールがMSG形式で保存されます。Outlookでそのまま開くことができます。
PSTファイルとして保存する方法（バックアップ用）
PSTファイルは、Outlookのメールデータをまとめて保存できる形式です。以下の手順で保存できます
- 「ファイル」タブをクリックし、「開く/エクスポート」を選択します。
- 「インポート/エクスポート」を選択し、「ファイルにエクスポート」を選びます。
- 「Outlookデータファイル（.pst）」を選択し、エクスポートするフォルダーを選びます。
- 保存先のフォルダーを選び、ファイル名を確認して「完了」をクリックします。
- 必要に応じてパスワードを設定します。
これで、メールがPSTファイルとして保存されます。大量のメールをまとめて保存したい場合に便利です。
よくある質問や疑問
Q1: EML形式とMSG形式、どちらを選べばいいですか？
EML形式は他のメールソフトでも開ける汎用性がありますが、MSG形式はOutlook専用で、より詳細な情報を保持できます。用途に応じて使い分けましょう。
Q2: PDF形式で保存すると、メールの内容が編集できなくなりますか？
はい、PDF形式で保存すると、内容は編集できなくなります。印刷用や証拠保存に適しています。
Q3: PSTファイルはどのようにバックアップすれば良いですか？
PSTファイルは外付けハードディスクやクラウドストレージにバックアップすることで、データの保護ができます。
まとめ
Outlookのメールを保存する方法は、目的や用途に応じてさまざまです。自分のニーズに合った保存方法を選んで、大切なメールをしっかりと保管しましょう。操作に不安がある方は、LINEでお気軽にご相談ください。
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