Outlookで受信した大切なメール、どのように保存していますか？「メールを保存したいけれど、どの形式で保存すればよいのか分からない」「保存したメールを後で簡単に開けるか不安」と感じている方も多いのではないでしょうか。今回は、Outlookのメールを保存する方法と、それぞれの拡張子の特徴について、初心者の方にも分かりやすく解説します。
Outlookのメール保存方法と拡張子の選び方
Outlookのイメージ
メールを保存する際の基本的な方法
Outlookでは、以下の手順でメールを保存できます
- 保存したいメールを開きます。
- 画面上部の「ファイル」タブをクリックします。
- 「名前を付けて保存」を選択します。
- 保存先のフォルダーを選び、ファイル名を入力します。
- 保存するファイル形式を選択し、「保存」をクリックします。
保存できる主なファイル形式とその特徴は以下の通りです
| 拡張子 | 特徴 | 使用例 |
|---|---|---|
| .msg | Outlook専用の形式で、メールの内容や添付ファイルをそのまま保存できます。 | Outlookユーザー間での共有やバックアップに適しています。 |
| .eml | 一般的なメール形式で、他のメールソフトでも開くことができます。 | 他のメールソフトを使用している人とのやり取りや、長期保存に適しています。 |
| 印刷用の形式で、レイアウトが崩れません。 | メールの内容をそのまま保存したい場合や、印刷して保管したい場合に適しています。 |
保存形式の選び方
保存する目的や相手の環境に応じて、適切な形式を選ぶことが大切です
- Outlookユーザーとのやり取りが多い場合「.msg」形式で保存すると、メールの内容や添付ファイルをそのまま保存できます。
- 他のメールソフトを使用している人とのやり取りが多い場合「.eml」形式で保存すると、他のメールソフトでも開くことができます。
- メールの内容をそのまま保存したい場合「.pdf」形式で保存すると、レイアウトが崩れず、印刷して保管することもできます。
保存したメールの管理方法
保存したメールは、以下の方法で管理できます
- フォルダー分け保存したメールを用途別にフォルダー分けして整理すると、後で探しやすくなります。
- バックアップ定期的に保存したメールのバックアップを取ることで、データの紛失を防げます。
- クラウド保存OneDriveなどのクラウドサービスに保存すると、複数のデバイスからアクセスでき、便利です。
よくある質問や疑問
Q1: メールをPDF形式で保存したい場合、どうすればよいですか？
OutlookでメールをPDF形式で保存するには、以下の手順を行います
- 保存したいメールを開きます。
- 「ファイル」タブをクリックし、「印刷」を選択します。
- プリンターの選択画面で「Microsoft Print to PDF」を選びます。
- 「印刷」をクリックし、保存先を指定して「保存」をクリックします。
Q2: 保存したメールを他のパソコンで開くことはできますか？
はい、保存したメールを他のパソコンで開くことができます。ただし、使用するメールソフトが保存形式に対応している必要があります。例えば、「.msg」形式で保存したメールは、Outlookがインストールされているパソコンで開くことができます。
Q3: メールの保存容量はどれくらい必要ですか？
保存するメールの容量は、メールの内容や添付ファイルのサイズによって異なります。一般的なテキストのメール1通は数KB程度ですが、多くの添付ファイルを持つメールや、画像やPDF、動画などの大きなファイルを頻繁にやり取りする場合、それに応じた大きな容量が必要です。数GBから10GB程度の容量を確保することをおすすめします。
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まとめ
Outlookでのメール保存は、適切な形式を選ぶことで、後で簡単に開いたり、他の人と共有したりすることができます。保存する目的や相手の環境に応じて、「.msg」「.eml」「.pdf」などの形式を使い分けましょう。また、保存したメールはフォルダー分けやバックアップ、クラウド保存などで管理すると、より便利に活用できます。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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