こんにちは！今日は、Outlookで「メールグループ」を作成する方法をご紹介します。例えば、同じメンバーに何度もメールを送るとき、毎回宛先を入力するのは面倒ですよね。そんなときに便利なのが、グループ機能です。これを使えば、グループ名を入力するだけで、まとめてメールを送ることができます。
では、さっそく手順を見ていきましょう。
Outlookでメールグループを作成する方法
Outlookのイメージ
Outlookを開く
まず、パソコンでOutlookを開きます。
画面左下の「連絡先」をクリック
Outlookの画面左下にある「連絡先」をクリックします。これで、連絡先の管理画面が表示されます。
「新しい連絡先グループ」をクリック
画面上部の「ホーム」タブをクリックし、その中の「新しい連絡先グループ」を選択します。
グループ名を入力
「連絡先グループ」ウィンドウが開いたら、グループの名前を入力します。例えば、「社員総会メンバー」など、わかりやすい名前をつけましょう。
メンバーを追加
次に、「メンバーの追加」をクリックし、追加したいメンバーを選びます。連絡先から選ぶことも、新しいメールアドレスを入力することもできます。
保存して閉じる
メンバーを追加したら、「保存して閉じる」をクリックして、グループの作成が完了です。
作成したグループにメールを送る方法
新しいメールを作成
Outlookの画面上部の「ホーム」タブから「新しい電子メール」をクリックします。
宛先にグループ名を入力
新しいメールの「宛先」欄に、先ほど作成したグループ名を入力します。すると、候補としてグループが表示されるので、それを選択します。
メールを作成して送信
あとは、件名や本文を入力し、「送信」ボタンをクリックするだけです。これで、グループの全員に同じ内容のメールが送信されます。
よくある質問や疑問
Q1: グループに新しいメンバーを追加するにはどうすればいいですか？
連絡先グループを開き、「メンバーの追加」をクリックして、新しいメンバーを追加できます。追加後は、「保存して閉じる」を忘れずにクリックしてください。
Q2: グループを削除する方法はありますか？
連絡先グループを右クリックし、「削除」を選択することで、グループを削除できます。ただし、削除すると元に戻せないので注意してください。
Q3: グループを編集することはできますか？
はい、連絡先グループを開き、「メンバーの追加と削除」をクリックすることで、メンバーの追加や削除ができます。編集後は、「保存して閉じる」をクリックしてください。
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まとめ
Outlookのグループ機能を使うことで、複数の人に同じ内容のメールを簡単に送ることができます。特に、同じメンバーに何度もメールを送る場合に便利です。ぜひ、今回ご紹介した手順を試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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