Googleスプレッドシートを使っていると、別のシートやファイルからデータを取り込みたい場面が多々ありますよね。例えば、売上データや顧客情報などをまとめて管理したいときに便利です。今回は、初心者の方でもわかりやすく、スプレッドシートで別シートからデータを抽出する方法をご紹介します。
同じスプレッドシート内の別シートからデータを参照する方法
Googleスプレッドシートのイメージ
シート内のセルを直接参照する方法
同じスプレッドシート内で、別のシートのセルを参照するには、以下の手順で行います。
- 参照したいセルを選択します。
- 「=」を入力し、参照元のシート名とセルを指定します。
- 例えば、「Sheet1」のセルを参照する場合は「=Sheet1!」と入力します。
注意点として、シート名にスペースや特殊文字が含まれている場合は、シート名をシングルクォーテーションで囲む必要があります。例えば、「’売上データ’!」のように入力します。
複数のセル範囲を参照する方法
複数のセル範囲を参照する場合も、基本的な手順は同じです。
- 参照したいセルを選択します。
- 「=」を入力し、参照元のシート名とセル範囲を指定します。
- 例えば、「Sheet1」のからC10までの範囲を参照する場合は「=Sheet1!C10」と入力します。
これで、指定した範囲のデータが参照されます。
別のスプレッドシートからデータを抽出する方法
IMPORTRANGE関数を使って別ファイルからデータを取得する方法
他のスプレッドシートからデータを取得するには、「IMPORTRANGE」関数を使用します。手順は以下の通りです。
- 参照元のスプレッドシートを開き、URLをコピーします。
- 参照先のスプレッドシートを開き、データを挿入したいセルを選択します。
- 「=IMPORTRANGE(“URL”, “シート名!セル範囲”)」と入力します。
- 例えば、URLが「https://docs.google.com/spreadsheets/d/abcd1234/edit#gid=0」で、シート名が「売上データ」、セル範囲がからC10の場合は「=IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/abcd1234/edit#gid=0”, “売上データ!C10”)」と入力します。
初めて別のスプレッドシートを参照する場合、「アクセスを許可」する必要があります。表示されたメッセージに従って操作してください。
IMPORTRANGE関数の注意点
IMPORTRANGE関数を使用する際の注意点は以下の通りです。
- 参照元のスプレッドシートが非公開の場合、データを取得できません。公開設定を確認してください。
- 参照元のシートやセル範囲が変更された場合、参照先のデータも自動的に更新されます。
- 参照先のスプレッドシートでデータを編集することはできません。表示のみとなります。
データを抽出する際の便利な関数
VLOOKUP関数を使ってデータを検索する方法
VLOOKUP関数を使用すると、指定した値を検索し、対応するデータを取得できます。手順は以下の通りです。
- 参照先のセルに「=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, 検索の型)」と入力します。
- 例えば、検索値がセル、範囲が「Sheet1!C10」、列番号が2、検索の型がFALSEの場合は「=VLOOKUP(, Sheet1!C10, 2, FALSE)」と入力します。
これで、セルの値に対応する「Sheet1」の2列目のデータが取得されます。
XLOOKUP関数を使って柔軟にデータを検索する方法
XLOOKUP関数は、VLOOKUP関数よりも柔軟にデータを検索できます。手順は以下の通りです。
- 参照先のセルに「=XLOOKUP(検索値, 検索範囲, 戻り範囲, , , )」と入力します。
- 例えば、検索値がセル、検索範囲が「Sheet1!」、戻り範囲が「Sheet1!B1:B10」の場合は「=XLOOKUP(, Sheet1!, Sheet1!B1:B10)」と入力します。
これで、セルの値に対応する「Sheet1」のB列のデータが取得されます。
よくある質問や疑問
IMPORTRANGE関数で「#REF!」エラーが表示されるのはなぜですか？
「#REF!」エラーが表示される場合、参照元のスプレッドシートへのアクセス許可が必要です。セルをクリックすると「これらのシートをリンクする必要があります」と表示されるので、「アクセスを許可」をクリックしてください。
IMPORTRANGE関数で取得したデータを編集することはできますか？
IMPORTRANGE関数で取得したデータは、参照元のスプレッドシートの内容が表示されるだけで、参照先のスプレッドシートで編集することはできません。編集したい場合は、参照元のスプレッドシートを編集してください。
VLOOKUP関数とXLOOKUP関数の違いは何ですか？
VLOOKUP関数は、検索値を左端の列で検索し、指定した列番号のデータを取得します。一方、XLOOKUP関数は、検索値を任意の列で検索し、対応するデータを取得できるため、より柔軟にデータを検索できます。
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まとめ
Googleスプレッドシートで別シートからデータを抽出する方法についてご紹介しました。初心者の方でも、IMPORTRANGE関数やVLOOKUP関数、XLOOKUP関数を活用することで、効率的にデータを管理できます。ぜひ、これらの方法を試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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