Outlookの「リアクション」機能とは？メールで通知を受け取る方法と活用術

最近、Outlookのメールに「リアクション」機能が追加され、返信せずに感謝や同意を伝えることができるようになりました。特に、パソコンやスマホの操作に不安がある方々にとって、これを活用することで、日常のやりとりが格段にスムーズになります。今回は、この「リアクション」機能の使い方と通知の受け取り方法について、わかりやすくご紹介します。

リアクション機能とは？

メールに「いいね！」や「ありがとう」を簡単に伝える方法

Outlookのメール画面で、受信したメールの右上にある「顔のアイコン」をクリックすると、複数の絵文字が表示されます。これを選択することで、相手に感謝や同意の気持ちを簡単に伝えることができます。例えば、上司からの指示に対して「承知しました」と返信する代わりに、「いいね！」をクリックするだけで気持ちを伝えられます。

通知の受け取り方

リアクションを受け取ると、Outlookの画面右上にある「ベルのアイコン」に通知が届きます。これをクリックすると、誰がどのメールにリアクションをしたのかが一覧で表示されます。通知を見逃してしまった場合でも、後から確認することができるので安心です。

リアクション機能の活用シーン

業務の効率化

例えば、部下からの報告メールに対して、「了解しました」と返信する代わりに、「いいね！」をクリックすることで、迅速に意思を伝えることができます。これにより、無駄な返信を減らし、業務の効率化につながります。

社内コミュニケーションの円滑化

社内での連絡事項や共有情報に対して、リアクションを活用することで、返信の手間を省きつつ、全員が内容を確認したことを示すことができます。これにより、コミュニケーションが円滑になり、情報の伝達漏れを防ぐことができます。

注意点と使い方のポイント

ビジネスシーンでの適切な使用

リアクション機能は便利ですが、すべての場面で適切に使用することが重要です。例えば、上司からの重要な指示に対しては、リアクションだけでなく、正式な返信を行うことが求められます。TPOをわきまえて使うようにしましょう。

リアクションの確認方法

リアクションを受け取った場合、通知が届きますが、通知を見逃してしまった場合でも、後から確認することができます。メールを開くと、右上に「顔のアイコン」が表示され、そこにカーソルを合わせると、誰がどの絵文字でリアクションをしたのかが確認できます。

よくある質問や疑問

Q1: リアクション機能は無料で使えますか？

はい、Microsoft 365のサブスクリプションをお持ちであれば、Outlookのリアクション機能は無料で利用できます。

Q2: 他のメールサービス（Gmailなど）でもリアクションはできますか？

現在、Outlookのリアクション機能はMicrosoft 365のユーザー間での利用が基本となっており、他のメールサービスでは利用できない場合があります。

Q3: リアクションの通知を受け取りたくない場合はどうすればよいですか？

通知設定から、リアクションの通知をオフにすることができます。設定方法については、Outlookのヘルプをご参照ください。

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まとめ

Outlookの「リアクション」機能を活用することで、メールの返信を減らし、業務の効率化や社内コミュニケーションの円滑化が期待できます。特に、パソコンやスマホの操作に不安がある方々にとって、簡単に感謝や同意を伝える手段として非常に便利です。ぜひ、この機能を活用して、日々の業務をよりスムーズに進めてください。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。