メールを複数の人に一度に送るとき、受信者のアドレスを他の人に見せたくない場合がありますよね。そんなときに便利なのが、Outlookの「BCC（ブラインド・カーボン・コピー）」機能です。今回は、BCCを使ってグループアドレスに一斉送信する方法を、初心者の方にもわかりやすく解説します。
目次
Outlookのイメージ
BCCとは？
1.1 BCCの基本的な使い方
BCCは、メールを送る際に他の受信者のアドレスを隠すための機能です。通常、TOやCCに入力したアドレスは他の受信者にも見えてしまいますが、BCCに入力したアドレスは他の受信者には表示されません。これにより、プライバシーを守りつつ、複数の人に同じ内容のメールを送ることができます。
1.2 BCCの活用シーン
* 大人数への一斉送信
* 取引先への連絡
* 社内の情報共有
これらの場面でBCCを活用することで、受信者のアドレスを他の人に知られることなく、効率的に情報を伝えることができます。
OutlookでBCCを表示させる方法
2.1 BCC欄を表示する手順
Outlookでは、初期設定ではBCC欄が表示されていません。以下の手順でBCC欄を表示させることができます。
- Outlookを開き、「新しいメール」をクリックします。
- 「オプション」タブをクリックし、「表示フィールドの選択」グループの「BCC」をクリックします。
これで、新しいメール作成時にBCC欄が表示されるようになります。
2.2 BCC欄を常に表示させる方法
毎回BCC欄を表示させるのが面倒な場合、設定を変更して常に表示させることができます。
- 「新しいメール」をクリックします。
- 「オプション」タブをクリックし、「表示フィールドの選択」グループの「BCC」をクリックします。
これで、次回から新しいメール作成時にBCC欄が常に表示されるようになります。
グループアドレスを使って一斉送信する方法
3.1 連絡先グループを作成する
頻繁に同じメンバーにメールを送る場合、連絡先グループを作成しておくと便利です。以下の手順で連絡先グループを作成できます。
- Outlookを開き、「連絡先」をクリックします。
- 「ホーム」タブをクリックし、「新しい連絡先グループ」をクリックします。
- グループ名を入力し、「メンバーの追加」をクリックして、追加したい連絡先を選択します。
- 「保存して閉じる」をクリックします。
3.2 グループアドレスにメールを送る
作成した連絡先グループにメールを送るには、以下の手順で操作します。
- 「新しいメール」をクリックします。
- 「宛先」欄に連絡先グループの名前を入力し、候補から選択します。
- メールの件名と本文を入力し、「送信」ボタンをクリックします。
これで、グループの全員に同じ内容のメールが送信されます。
BCCを使う際の注意点
4.1 メールアドレスの入力ミスに注意
BCCに多くのメールアドレスを設定する際、手入力でのミスが起こりやすくなります。アドレス帳を活用して正確に入力するよう心がけましょう。
4.2 個人情報の漏洩を防ぐ
BCCを使うことで、受信者のアドレスを他の人に見せずに済みますが、入力ミスや設定ミスで情報が漏洩する可能性もあります。送信前に内容を再確認し、慎重に操作しましょう。
4.3 送信制限に注意
Outlookには、1通あたりの送信者数や1日の送信制限があります。大量のメールを一度に送る場合、これらの制限に引っかかることがありますので、注意が必要です。
よくある質問や疑問
Q1: BCCを使っても、受信者には誰に送られたか分かりますか？
BCCに設定した受信者は、他の受信者には見えません。ただし、受信者が「全員に返信」を選択すると、他のBCC受信者にも返信が届くことがありますので、注意が必要です。
Q2: BCCにグループアドレスを設定しても、受信者にはグループ名が表示されますか？
BCCにグループアドレスを設定すると、受信者にはグループ名が表示されません。各受信者は、自分宛てのメールとして受け取ります。
Q3: BCCを使って一斉送信する際、何人まで送信できますか？
Outlookでは、1通あたり最大500件までの一斉送信が可能です。それ以上の人数に送信する場合、複数回に分けて送信する必要があります。
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まとめ
OutlookのBCC機能を活用することで、複数の人に同じ内容のメールを送る際に、受信者のアドレスを他の人に見せずに済みます。連絡先グループを作成しておくと、さらに効率的に一斉送信が可能です。送信前には、アドレスの入力ミスや設定ミスがないか再確認し、慎重に操作しましょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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