OutlookでBCCを使ってグループアドレスを一斉送信する方法

メールを複数の人に一度に送るとき、受信者のアドレスを他の人に見せたくない場合がありますよね。そんなときに便利なのが、Outlookの「BCC（ブラインド・カーボン・コピー）」機能です。今回は、BCCを使ってグループアドレスに一斉送信する方法を、初心者の方にもわかりやすく解説します。

目次

Outlookのイメージ

BCCとは？

1.1 BCCの基本的な使い方

BCCは、メールを送る際に他の受信者のアドレスを隠すための機能です。通常、TOやCCに入力したアドレスは他の受信者にも見えてしまいますが、BCCに入力したアドレスは他の受信者には表示されません。これにより、プライバシーを守りつつ、複数の人に同じ内容のメールを送ることができます。

1.2 BCCの活用シーン

* 大人数への一斉送信
* 取引先への連絡
* 社内の情報共有

これらの場面でBCCを活用することで、受信者のアドレスを他の人に知られることなく、効率的に情報を伝えることができます。

OutlookでBCCを表示させる方法

2.1 BCC欄を表示する手順

Outlookでは、初期設定ではBCC欄が表示されていません。以下の手順でBCC欄を表示させることができます。

これで、新しいメール作成時にBCC欄が表示されるようになります。

2.2 BCC欄を常に表示させる方法

毎回BCC欄を表示させるのが面倒な場合、設定を変更して常に表示させることができます。

これで、次回から新しいメール作成時にBCC欄が常に表示されるようになります。

グループアドレスを使って一斉送信する方法

3.1 連絡先グループを作成する

頻繁に同じメンバーにメールを送る場合、連絡先グループを作成しておくと便利です。以下の手順で連絡先グループを作成できます。

3.2 グループアドレスにメールを送る

作成した連絡先グループにメールを送るには、以下の手順で操作します。

これで、グループの全員に同じ内容のメールが送信されます。

BCCを使う際の注意点

4.1 メールアドレスの入力ミスに注意

BCCに多くのメールアドレスを設定する際、手入力でのミスが起こりやすくなります。アドレス帳を活用して正確に入力するよう心がけましょう。

4.2 個人情報の漏洩を防ぐ

BCCを使うことで、受信者のアドレスを他の人に見せずに済みますが、入力ミスや設定ミスで情報が漏洩する可能性もあります。送信前に内容を再確認し、慎重に操作しましょう。

4.3 送信制限に注意

Outlookには、1通あたりの送信者数や1日の送信制限があります。大量のメールを一度に送る場合、これらの制限に引っかかることがありますので、注意が必要です。

よくある質問や疑問

Q1: BCCを使っても、受信者には誰に送られたか分かりますか？

BCCに設定した受信者は、他の受信者には見えません。ただし、受信者が「全員に返信」を選択すると、他のBCC受信者にも返信が届くことがありますので、注意が必要です。

Q2: BCCにグループアドレスを設定しても、受信者にはグループ名が表示されますか？

BCCにグループアドレスを設定すると、受信者にはグループ名が表示されません。各受信者は、自分宛てのメールとして受け取ります。

Q3: BCCを使って一斉送信する際、何人まで送信できますか？

Outlookでは、1通あたり最大500件までの一斉送信が可能です。それ以上の人数に送信する場合、複数回に分けて送信する必要があります。

まとめ

OutlookのBCC機能を活用することで、複数の人に同じ内容のメールを送る際に、受信者のアドレスを他の人に見せずに済みます。連絡先グループを作成しておくと、さらに効率的に一斉送信が可能です。送信前には、アドレスの入力ミスや設定ミスがないか再確認し、慎重に操作しましょう。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。