「Outlookの連絡先、たくさんあって探すのが大変…」「大事な取引先や友人をすぐに見つけたい！」そんなお悩みを解決するのが、連絡先への分類項目の設定です。この記事では、初心者の方でもわかりやすく、Outlookで連絡先を整理する方法をご紹介します。
連絡先を分類項目で整理するメリット
Outlookのイメージ
連絡先を分類項目で整理することで、以下のようなメリットがあります。
- 大切な人をすぐに見つけられる色分けや名前変更で視覚的に整理できます。
- 仕事とプライベートを分けて管理取引先と友人を色で区別することで、混乱を防げます。
- 検索が簡単分類項目を使って、特定のグループの連絡先をすぐに表示できます。
Outlookで連絡先に分類項目を設定する方法
Outlookでは、連絡先に色付きの分類項目を設定することができます。以下の手順で設定してみましょう。
分類項目を作成する
- Outlookを開き、「連絡先」または「People」を選択します。
- 「ホーム」タブの「分類」をクリックし、「すべての分類項目」を選択します。
- 「新規作成」をクリックし、分類項目の名前を入力します。
- 必要に応じて色を選択し、「OK」をクリックします。
連絡先に分類項目を割り当てる
- 「連絡先」リストから、分類したい連絡先を選択します。
- 右クリックし、「分類」を選択します。
- 先ほど作成した分類項目を選択します。
分類項目を変更・削除する
- 「すべての分類項目」から、変更したい分類項目を選択します。
- 右クリックし、「名前の変更」または「削除」を選択します。
実際の活用例
例えば、以下のように分類項目を活用できます。
- 青色同僚
- 緑色取引先
- 赤色親しい友人
- 黄色家族
これにより、連絡先リストが色分けされ、目的の人物をすぐに見つけることができます。
よくある質問や疑問
Q1: 分類項目は何個まで作成できますか？
Outlookでは、分類項目の数に制限はありません。必要に応じて、いくつでも作成できます。
Q2: 分類項目を他のデバイスでも同期できますか？
はい、Microsoftアカウントを使用している場合、分類項目はクラウドで同期され、他のデバイスでも同じ設定が反映されます。
Q3: 分類項目を使わずに連絡先を整理する方法はありますか？
はい、連絡先をフォルダーで整理する方法もあります。例えば、「仕事用」「プライベート用」といったフォルダーを作成し、連絡先をドラッグ＆ドロップで移動できます。
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まとめ
Outlookの連絡先に分類項目を設定することで、連絡先の整理整頓が簡単になります。色分けや名前変更を活用して、自分だけの整理術を見つけてみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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