Outlookの仕分けルールテンプレートを使って、メール整理を簡単に！初心者でもできるステップアップガイド

メールがどんどん溜まって、重要な連絡を見逃してしまうこと、ありませんか？そんな時に便利なのが、Outlookの「仕分けルール」です。今回は、初心者の方でも安心して使えるように、仕分けルールのテンプレートを活用して、メール整理を効率化する方法をご紹介します。

仕分けルールって何？

Outlookのイメージ

仕分けルールとは、受信したメールを自動的に指定したフォルダーに振り分ける機能です。例えば、仕事のメールは「仕事用フォルダー」に、ニュースレターは「ニュースレター用フォルダー」に振り分けることができます。これにより、重要なメールを見逃すことなく、整理整頓された受信トレイを維持できます。

Outlookには、あらかじめ設定された仕分けルールのテンプレートが用意されています。これを利用することで、設定が簡単に行えます。

これで、選んだテンプレートに基づいた仕分けルールが作成されます。

他のPCで作成した仕分けルールを自分のOutlookに取り込むこともできます。これにより、同じルールを複数のPCで共有できます。

ただし、インポートしたルールの移動先フォルダーが存在しない場合、エラーが発生することがあります。その場合は、必要なフォルダーを手動で作成してください。

「仕分けルールと通知の管理」から削除したいルールを選択し、「削除」をクリックすることで削除できます。

ルールの横にあるチェックボックスをオフにすることで、一時的に無効にできます。

仕分けルールをエクスポートし、他の人に渡すことで共有できます。相手はそのルールをインポートして使用できます。

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Outlookの仕分けルールを活用することで、メールの整理が格段に楽になります。テンプレートを使えば、設定も簡単です。ぜひ、今回ご紹介した方法を試して、快適なメールライフを手に入れてください。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。