Outlookでメールを常にテキスト形式で作成する方法

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メールを送るとき、相手に確実に伝わるようにしたいですよね。特に、HTML形式のメールがうまく表示されないことがあるため、テキスト形式に統一することで安心感が増します。今回は、Outlookで新規作成するメールを常にテキスト形式に設定する方法をご紹介します。

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なぜテキスト形式が必要なのか?

Outlookのイメージ

Outlookのイメージ

メールには主に3つの形式があります

ここがポイント!

  • HTML形式文字の色や太さ、画像などを含めることができ、見た目が華やかです。
  • リッチテキスト形式(RTF)Outlook専用の形式で、特定の機能が使えますが、他のメールソフトでは正しく表示されないことがあります。
  • テキスト形式文字だけで構成され、どのメールソフトでも確実に表示されます。

特に、相手が古いメールソフトを使っている場合や、画像が表示されないと困る場合、テキスト形式が最適です。

Outlookで新規作成するメールを常にテキスト形式に設定する方法

手順

  1. Outlookを開き、左上の「ファイル」タブをクリックします。
  2. 「オプション」を選択します。
  3. 「メール」タブをクリックし、「メッセージの作成」のセクションを探します。
  4. 「次の形式でメッセージを作成する」のドロップダウンメニューから「テキスト形式」を選択します。
  5. 「OK」をクリックして設定を保存します。

これで、新規作成するメールは常にテキスト形式で作成されます。

受信したメールを常にテキスト形式で表示する設定

受信したメールもテキスト形式で表示したい場合、以下の手順で設定できます

  1. Outlookを開き、「ファイル」タブをクリックします。
  2. 「オプション」を選択します。
  3. 「セキュリティ センター」をクリックし、「セキュリティ センターの設定」を選択します。
  4. 「電子メールのセキュリティ」タブをクリックします。
  5. 「プレーン テキストとして読み取り」のセクションで、「標準メールをすべてプレーン テキストで読み取る」にチェックを入れます。
  6. 「OK」をクリックして設定を保存します。

これで、受信したメールもテキスト形式で表示されるようになります。

よくある質問や疑問

Q1: テキスト形式にすると、メールのデザインが崩れませんか?

はい、テキスト形式では文字だけの表示となり、色や画像などのデザインは表示されません。しかし、確実に内容が伝わるため、重要な情報を送る際には安心です。

Q2: HTML形式のメールを送る必要がある場合、どうすればいいですか?

メール作成時に一時的に形式を変更することができます。メール作成画面で「書式設定」タブを選択し、「HTML形式」を選んでください。

Q3: 受信したHTML形式のメールをテキスト形式で表示する方法はありますか?

はい、前述の「受信したメールを常にテキスト形式で表示する設定」を行うことで、受信したHTML形式のメールもテキスト形式で表示されます。

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まとめ

Outlookでメールを常にテキスト形式で作成する設定を行うことで、相手に確実に内容を伝えることができます。特に、HTML形式のメールが正しく表示されないことがあるため、テキスト形式に統一することで安心感が増します。設定は簡単に行えますので、ぜひ試してみてください。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。

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