メールを送るとき、相手に確実に伝わるようにしたいですよね。特に、HTML形式のメールがうまく表示されないことがあるため、テキスト形式に統一することで安心感が増します。今回は、Outlookで新規作成するメールを常にテキスト形式に設定する方法をご紹介します。
なぜテキスト形式が必要なのか?
メールには主に3つの形式があります
- HTML形式文字の色や太さ、画像などを含めることができ、見た目が華やかです。
- リッチテキスト形式(RTF)Outlook専用の形式で、特定の機能が使えますが、他のメールソフトでは正しく表示されないことがあります。
- テキスト形式文字だけで構成され、どのメールソフトでも確実に表示されます。
特に、相手が古いメールソフトを使っている場合や、画像が表示されないと困る場合、テキスト形式が最適です。
Outlookで新規作成するメールを常にテキスト形式に設定する方法
手順
- Outlookを開き、左上の「ファイル」タブをクリックします。
- 「オプション」を選択します。
- 「メール」タブをクリックし、「メッセージの作成」のセクションを探します。
- 「次の形式でメッセージを作成する」のドロップダウンメニューから「テキスト形式」を選択します。
- 「OK」をクリックして設定を保存します。
これで、新規作成するメールは常にテキスト形式で作成されます。
受信したメールを常にテキスト形式で表示する設定
受信したメールもテキスト形式で表示したい場合、以下の手順で設定できます
- Outlookを開き、「ファイル」タブをクリックします。
- 「オプション」を選択します。
- 「セキュリティ センター」をクリックし、「セキュリティ センターの設定」を選択します。
- 「電子メールのセキュリティ」タブをクリックします。
- 「プレーン テキストとして読み取り」のセクションで、「標準メールをすべてプレーン テキストで読み取る」にチェックを入れます。
- 「OK」をクリックして設定を保存します。
これで、受信したメールもテキスト形式で表示されるようになります。
よくある質問や疑問
Q1: テキスト形式にすると、メールのデザインが崩れませんか?
はい、テキスト形式では文字だけの表示となり、色や画像などのデザインは表示されません。しかし、確実に内容が伝わるため、重要な情報を送る際には安心です。
Q2: HTML形式のメールを送る必要がある場合、どうすればいいですか?
メール作成時に一時的に形式を変更することができます。メール作成画面で「書式設定」タブを選択し、「HTML形式」を選んでください。
Q3: 受信したHTML形式のメールをテキスト形式で表示する方法はありますか?
はい、前述の「受信したメールを常にテキスト形式で表示する設定」を行うことで、受信したHTML形式のメールもテキスト形式で表示されます。
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まとめ
Outlookでメールを常にテキスト形式で作成する設定を行うことで、相手に確実に内容を伝えることができます。特に、HTML形式のメールが正しく表示されないことがあるため、テキスト形式に統一することで安心感が増します。設定は簡単に行えますので、ぜひ試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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