メールで複数の人に同じ内容を送るとき、BCC（ブラインド・カーボン・コピー）を使うと便利です。でも、毎回BCCの宛先を入力するのは面倒ですよね。そこで、今回はOutlookでBCCを再利用する方法を、初心者の方にもわかりやすくご紹介します。
OutlookでBCCを再利用する方法
Outlookのイメージ
送信済みのメールを再利用する
以前送ったメールを再利用する方法です。
- 「送信済みアイテム」フォルダを開き、再利用したいメールをダブルクリックします。
- メールが開いたら、「その他の操作」メニューから「このメッセージを再送」を選択します。
- 新しいメール作成画面が表示されるので、BCC欄に以前の宛先が表示されていれば、そのまま送信できます。
- 宛先を変更したい場合は、BCC欄を編集してから送信します。
この方法では、以前のメール内容をそのまま使用できるので、手間が省けます。
配布リストを作成して再利用する
頻繁に同じメンバーにメールを送る場合、配布リストを作成すると便利です。
- Outlookの「連絡先」から「新しい連絡先グループ」を選択します。
- グループ名を入力し、メンバーを追加します。
- 作成したグループをBCC欄に追加することで、毎回個別に宛先を入力する手間が省けます。
これにより、同じメンバーへのメール送信がスムーズになります。
クイック操作を設定して再利用する
Outlookの「クイック操作」機能を使って、BCCを自動で追加する方法です。
- 「ホーム」タブの「クイック操作」から「新しいクイック操作」を選択します。
- 「新しい電子メール」を選択し、BCC欄に宛先を追加します。
- ショートカットキーを設定すると、次回からそのキーを押すだけでBCCが自動で追加されます。
これで、毎回BCCを手動で入力する手間が省けます。
よくある質問
Q1: BCCに自分のアドレスを追加する方法はありますか？
はい、BCCに自分のアドレスを追加することで、自分が送ったメールのコピーを受け取ることができます。メール作成時にBCC欄に自分のアドレスを入力してください。
Q2: BCCを使うと、受信者に他の宛先が見えないのでしょうか？
はい、BCCを使うことで、受信者には他の宛先が表示されません。これにより、プライバシーが保護されます。
Q3: BCCを使って一度に多くの人にメールを送る際の注意点はありますか？
はい、Outlookでは1通のメールで最大500人まで送信できます。それ以上の人数に送信する場合は、複数回に分けて送信する必要があります。また、送信先のメールアドレスを正確に入力することが重要です。
まとめ
OutlookでBCCを再利用する方法を3つご紹介しました。これらの方法を活用することで、メール送信の手間を大幅に減らすことができます。ぜひ、あなたのメール作成に役立ててください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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