Wordで文書を作成していると、「この文字を他の場所でも使いたい」「同じ内容を繰り返し入力するのが面倒」と感じることはありませんか？そんなときに便利なのが「文字の参照」機能です。今回は、初心者の方でもわかりやすく、実際の操作を交えながら解説します。
文字の参照とは？
Wordのイメージ
文字の参照とは、文書内の特定の文字やフレーズを、他の場所でも自動的に反映させる機能です。例えば、文書のタイトルや日付、会社名など、何度も同じ文字を入力する場面で活用できます。
文字の参照を使う場面は？
* 契約書や報告書の作成時同じ情報を何度も入力する手間を省けます。
* テンプレートの作成時一度入力した情報を他の部分にも自動で反映させることができます。
* 文書の更新時一箇所の変更が他の関連部分にも自動で反映されるので、修正漏れを防げます。
文字の参照を使う方法
初心者の方でも安心して使えるよう、具体的な手順を紹介します。
参照したい文字を入力する
まず、文書内で参照したい文字を入力します。例えば、「会社名○○株式会社」と入力します。
参照を挿入する場所にカーソルを合わせる
次に、その文字を参照したい場所にカーソルを移動させます。
「参照」タブを開く
Wordの上部にあるメニューから「参照」タブをクリックします。
「クロス参照」を選択
「参照」タブ内の「クロス参照」をクリックします。
参照する項目を選ぶ
表示されるダイアログボックスで、参照したい項目（例えば、図、表、見出しなど）を選択し、「挿入」をクリックします。
参照が挿入される
選択した項目がカーソル位置に挿入されます。これで、参照が設定されました。
文字の参照を活用するコツ
* 一貫性を持たせる同じ情報を何度も入力するのではなく、参照を活用することで文書の一貫性を保てます。
* 更新を忘れない参照元の文字を変更した際は、参照先も自動で更新されますが、手動で更新が必要な場合もあるので注意しましょう。
* テンプレートを作成するよく使う文書のテンプレートを作成し、参照を活用することで作業効率が向上します。
よくある質問や疑問
参照を使うと、文書が重くなりますか？
参照を使用しても、文書のサイズが大きくなることはほとんどありません。むしろ、同じ情報を何度も入力するよりも効率的です。
参照元の文字を削除してしまった場合、参照先はどうなりますか？
参照元の文字を削除すると、参照先は「エラー」と表示されることがあります。参照元を復元するか、参照先を手動で修正してください。
参照を解除することはできますか？
はい、参照を解除することができます。参照を選択し、右クリックメニューから「フィールドの解除」を選択してください。
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まとめ
Wordの「文字の参照」機能を活用することで、文書作成の効率が大幅に向上します。特に、同じ情報を何度も入力する場面では、参照を使うことで手間を省けます。ぜひ、日常の文書作成に取り入れてみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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