Outlookでメールを自動的にラベル分けする方法

皆さん、こんにちは。今日は、Outlookを使ってメールを自動的にラベル分けする方法をご紹介します。これを設定すると、大切なメールを見逃すことなく、効率的に管理できますよ。

メールの自動振り分けとは？

まず、メールの自動振り分けについて簡単に説明します。これは、特定の条件に合ったメールを自動的に指定したフォルダーやラベルに振り分ける機能です。例えば、上司からのメールや特定のプロジェクトに関するメールを自動的に「重要」なラベルを付けて整理できます。

Outlookでは、メールを整理するための「フォルダー」を作成し、その中でメールを管理します。以下の手順で新しいフォルダーを作成しましょう。

これで、新しいフォルダーが作成されました。

次に、特定の条件に基づいてメールを自動的に振り分けるルールを作成します。例えば、特定の差出人からのメールを先ほど作成した「重要」フォルダーに自動的に移動する設定を行います。

これで、指定した差出人からのメールが自動的に「重要」フォルダーに振り分けられるようになります。

はい、できます。ルール作成時に「現在のフォルダーにあるメッセージにこの仕分けルールを今すぐ実行する」にチェックを入れると、既存のメールにも適用されます。

はい、可能です。例えば、「差出人が○○で、件名に『重要』が含まれる場合」というように、複数の条件を設定できます。

自動振り分けされたメールは、設定したフォルダーに移動されますが、通常の受信トレイと同様に通知を受け取ることができます。ただし、フォルダーごとの通知設定を確認してください。

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