Outlookでメールをタイマー送信する方法【初心者向け解決ガイド】

皆さん、こんにちは。今日は、Outlookを使ってメールを指定した時間に自動的に送信する方法、いわゆる「タイマー送信」についてお話しします。これをマスターすれば、深夜にメールを作成しても、相手の業務時間に合わせて送信できるので、とても便利ですよ。

Outlookのタイマー送信とは？
Outlookでのタイマー送信の設定方法
1. デスクトップ版Outlookの場合
2. Web版Outlookの場合
タイマー送信を活用するメリット
よくある質問や疑問
今すぐ解決したい！どうしたらいい？
まとめ

Outlookのタイマー送信とは？

Outlookのイメージ

まず、「タイマー送信」とは何かを簡単に説明しますね。これは、メールをあらかじめ作成しておき、指定した日時に自動的に送信する機能のことです。例えば、夜中に思いついたアイデアをメールにまとめて、翌朝の9時に送信予約をしておけば、相手が業務を開始するタイミングでメールが届くわけです。

Outlookでのタイマー送信の設定方法

では、具体的な設定方法を見ていきましょう。ここでは、デスクトップ版OutlookとWeb版Outlookの両方について説明します。

デスクトップ版Outlookの場合

デスクトップ版Outlookでメールの送信予約を設定する手順は以下の通りです。

Outlookを開き、「新しいメール」をクリックして新規メールを作成します。
宛先、件名、本文を入力し、必要に応じてファイルを添付します。
リボンの「オプション」タブをクリックします。
右上の「･･･」をクリックし、表示されるメニューから「配信タイミング」を選択します。
「配信オプション」ウィンドウが表示されるので、「指定日時以降に配信」にチェックを入れ、送信したい日時を設定します。
設定が完了したら、「閉じる」をクリックし、通常通り「送信」ボタンをクリックします。

これで、指定した日時にメールが自動的に送信されます。ただし、注意点として、送信予約をしたメールは「送信トレイ」に保存され、Outlookがオンラインで起動している必要があります。ですので、予約送信の時間にはパソコンがスリープ状態でないことを確認してください。

Web版Outlookの場合

Web版Outlookでも同様に送信予約が可能です。手順は以下の通りです。

WebブラウザでOutlookにサインインし、「新しいメール」をクリックして新規メールを作成します。
宛先、件名、本文を入力し、必要に応じてファイルを添付します。
「送信」ボタンの右側にある下向き矢印をクリックし、「送信のスケジュール」を選択します。
表示されるウィンドウで、送信したい日時を設定します。
設定が完了したら、「送信」をクリックします。

Web版の場合、Outlookが起動していなくても、サーバー側で予約送信が行われるため、パソコンの電源がオフでも問題ありません。

タイマー送信を活用するメリット

タイマー送信を使うことで、以下のようなメリットがあります。

相手の業務時間に合わせてメールを送信できるため、迅速な返信が期待できる。
深夜や早朝にメールを作成しても、相手に迷惑をかけずに済む。
送信忘れを防止し、計画的なコミュニケーションが可能になる。

例えば、海外の取引先との時差を考慮してメールを送信したい場合や、重要な連絡を相手の始業時間に合わせて送りたい場合などに非常に便利です。

よくある質問や疑問

Q1: 予約送信したメールを確認・編集・キャンセルするにはどうすればいいですか？

予約送信したメールは、「送信トレイ」または「下書き」フォルダに保存されています。そこから該当のメールを開いて内容を確認し、必要に応じて編集や送信予約のキャンセルが可能です。

Q2: スマホ版Outlookでもタイマー送信はできますか？

スマホ版Outlookアプリでも送信予約機能が利用できます。新規メール作成後、画面下部の「送信スケジュールの設定」をタップし、送信日時を設定してください。ただし、アプリのバージョンによっては機能が異なる場合がありますので、ご注意ください。

Q3: 予約送信したメールが送信されないことはありますか？

デスクトップ版Outlookの場合、予約した時間にパソコンがオフラインやスリープ状態だとメールが送信されません。確実に送信するためには、予約時間にパソコンがオンラインでOutlookが起動していることを確認してください。Web版Outlookの場合は、サーバー側で処理されるため、その心配はありません。