Outlookで連絡先グループを作成してメール送信を効率化する方法

皆さん、こんにちは。今日は、Outlookを使っている方にとって、とても便利な「連絡先グループ」の作成方法をご紹介します。これをマスターすれば、複数の人に同じメールを送る際の手間がぐっと減りますよ。

連絡先グループとは？

Outlookのイメージ

まず、「連絡先グループ」とは何かをご説明します。これは、複数の連絡先を一つのグループとしてまとめる機能です。例えば、プロジェクトチームのメンバーや家族、友人などを一つのグループにまとめておけば、そのグループ名を指定するだけで、全員に同じメールを一斉に送信することができます。これにより、一人ひとりのアドレスを入力する手間が省け、ミスも減らせます。

Outlookでの連絡先グループの作成方法

では、実際にOutlookで連絡先グループを作成する手順を見ていきましょう。

これで、作成したグループ名を宛先に指定するだけで、グループ内の全員にメールを送ることができます。

連絡先グループの編集や削除方法

「連絡先グループ」を作成した後で、メンバーを追加・削除したり、グループ自体を削除したりする方法も覚えておきましょう。

メンバーの追加・削除

グループの削除

連絡先グループを使ったメールの一斉送信方法

作成した連絡先グループを使って、実際にメールを一斉送信する方法をご紹介します。

よくある質問や疑問

Q1: 連絡先グループに外部の人を追加できますか？

はい、Outlookの連絡先に登録されている方であれば、社外の方でも連絡先グループに追加することが可能です。

Q2: 連絡先グループのメンバー数に上限はありますか？

Outlookのバージョンや組織の設定によりますが、一般的には連絡先グループのメンバー数には上限があります。大量のメンバーを追加する場合は、複数のグループに分けるなどの工夫が必要です。

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まとめ

連絡先グループを活用することで、複数の人へのメール送信が格段に効率化されます。最初は少し手間に感じるかもしれませんが、一度設定してしまえば、その後の作業がとてもスムーズになります。ぜひ試してみてくださいね。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。