VBAを使ってWordの差し込み印刷ドキュメントを開く方法

皆さん、こんにちは。今日は、VBAを使ってWordの差し込み印刷ドキュメントを開く方法についてお話しします。差し込み印刷は、大量の文書を効率的に作成するのに非常に便利な機能です。例えば、年賀状や請求書など、同じ形式の文書に異なるデータを差し込む際に活用できます。今回は、その差し込み印刷をVBAで自動化する方法を、初心者の方にもわかりやすく解説します。

差し込み印刷とは何か？
VBAでWordの差し込み印刷ドキュメントを開く手順
よくある質問や疑問
1. 差し込み印刷を実行するときに、データソースの選択ダイアログが表示されます。これを表示しないようにするにはどうすれば良いですか？
2. 差し込み印刷の結果をPDFとして保存することは可能ですか？
今すぐ解決したい！どうしたらいい？
まとめ

差し込み印刷とは何か？

Wordのイメージ

まず、差し込み印刷について簡単に説明しましょう。差し込み印刷とは、Wordの文書にExcelなどのデータソースから情報を取り込み、複数の個別文書を自動的に作成する機能です。例えば、以下のような場面で役立ちます。

ここがポイント！

顧客リストを使って、各顧客に個別の案内状を送る場合
社員名簿を基に、各社員に個別の評価レポートを作成する場合

このように、差し込み印刷を使うことで、大量の個別文書を効率的に作成することができます。

VBAでWordの差し込み印刷ドキュメントを開く手順

では、具体的にVBAを使ってWordの差し込み印刷ドキュメントを開く方法を見ていきましょう。以下の手順で進めていきます。

Wordアプリケーションの起動
まず、VBAからWordアプリケーションを起動します。これは、ExcelからWordを操作するための準備です。
差し込み印刷ドキュメントのオープン
次に、差し込み印刷のメインドキュメントを開きます。これは、差し込み印刷の設定やレイアウトが含まれているWordファイルです。
データソースの接続
差し込み印刷に使用するデータソース（例えば、Excelファイル）をドキュメントに接続します。
差し込み印刷の実行
最後に、差し込み印刷を実行し、結果を新しいドキュメントとして表示します。

以下に、具体的なVBAコードの例を示します。

vba

Sub OpenWordMailMergeDocument()

    Dim wdApp As Object

    Dim wdDoc As Object

    Dim dataSourcePath As String

    Dim mainDocPath As String
    ' Wordアプリケーションを起動

    Set wdApp = CreateObject("Word.Application")

    wdApp.Visible = True
    ' 差し込み印刷のメインドキュメントのパスを指定

    mainDocPath = "C:\Path\To\Your\MainDocument.docx"
    ' データソース（Excelファイル）のパスを指定

    dataSourcePath = "C:\Path\To\Your\DataSource.xlsx"
    ' メインドキュメントを開く

    Set wdDoc = wdApp.Documents.Open(mainDocPath)
    ' データソースを接続

    With wdDoc.MailMerge

        .MainDocumentType = 0 ' wdFormLetters

        .OpenDataSource Name:=dataSourcePath, _

            ConfirmConversions:=False, _

            ReadOnly:=True, _

            AddToRecentFiles:=False, _

            Revert:=False, _

            Format:=0, _

            Connection:="Data Source=" & dataSourcePath & ";", _

            SQLStatement:="SELECT * FROM [Sheet1$]"

    End With
    ' 差し込み印刷を実行

    With wdDoc.MailMerge

        .Destination = 0 ' wdSendToNewDocument

        .Execute Pause:=False

    End With
    ' メインドキュメントを閉じる（保存しない）

    wdDoc.Close SaveChanges:=False

' オブジェクトを解放 Set wdDoc = Nothing Set wdApp = Nothing End Sub

このコードを実行すると、指定したWordのメインドキュメントが開かれ、指定したExcelのデータソースと接続されて差し込み印刷が実行されます。結果は新しいドキュメントとして表示されます。

よくある質問や疑問

差し込み印刷を実行するときに、データソースの選択ダイアログが表示されます。これを表示しないようにするにはどうすれば良いですか？

差し込み印刷を実行する際に、データソースの選択ダイアログが表示される場合があります。これを防ぐには、以下のように`DisplayAlerts`プロパティを設定します。

vba

wdApp.DisplayAlerts = 0 ' wdAlertsNone

これにより、不要なダイアログが表示されずに差し込み印刷を実行できます。

差し込み印刷の結果をPDFとして保存することは可能ですか？

はい、可能です。差し込み印刷の結果をPDFとして保存するには、以下のように`ExportAsFixedFormat`メソッドを使用します。

vba

wdApp.ActiveDocument.ExportAsFixedFormat OutputFileName:="C:\Path\To\Output.pdf", _

    ExportFormat:=17 ' wdExportFormatPDF

これにより、差し込み印刷の結果をPDFファイルとして保存できます。

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まとめ

今回は、VBAを使ってWordの差し込み印刷ドキュメントを開く方法について解説しました。差し込み印刷は、大量の個別文書を効率的に作成するのに非常に便利な機能です。VBAを活用することで、このプロセスを自動化し、作業効率を大幅に向上させることができます。ぜひ、今回の内容を参考に、差し込み印刷の自動化にチャレンジしてみてください。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。