Outlookの投票機能で「誰が投票したか」を確認する方法

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皆さん、こんにちは。今日は、Outlookの便利な機能の一つである「投票機能」を使って、誰がどの選択肢に投票したのかを確認する方法をご紹介します。特に、パソコンやスマホにあまり詳しくない方でも、簡単に使いこなせるようにお伝えしますね。

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Outlookの投票機能とは?

Outlookのイメージ

Outlookのイメージ

まず、Outlookの投票機能について簡単にご説明します。これは、メールを使って複数の人から意見を集める際に非常に便利な機能です。例えば、会議の日程調整やイベントの出欠確認などで活躍します。

投票機能のメリット

ここがポイント!

  • 簡単に複数人の意見を集約できる
  • 集計が自動で行われるため、手間が省ける
  • Outlook上で完結するため、外部ツールが不要

投票メールの作成方法

では、実際に投票メールを作成してみましょう。手順は以下の通りです。

  1. Outlookを開き、新しいメールを作成します。
  2. メール作成画面の上部にある「オプション」タブをクリックします。
  3. 「投票ボタンの使用」を選択し、既定のオプション(「承認;却下」など)から選ぶか、「ユーザー設定」を選んで独自の選択肢を入力します。
  4. メールの本文を作成し、必要な宛先を入力して送信します。

これで、受信者はメール内の投票ボタンを使って回答することができます。

投票結果の確認方法

さて、皆さんが気になるのは、「誰がどの選択肢に投票したのか」を確認する方法ですよね。以下の手順で確認できます。

  1. 「送信済みアイテム」フォルダから、該当の投票メールを開きます。
  2. メールの上部にある「メッセージ」タブをクリックし、「確認」を選択します。
  3. 「確認の追跡」ウィンドウが表示され、各受信者がどの選択肢に投票したかを一覧で確認できます。

これで、誰がどのように投票したのかを簡単に把握することができます。

注意点とトラブルシューティング

投票機能を使用する際には、いくつか注意点があります。

  • 受信者がOutlook.comやExchange Onlineを利用している必要があります。
  • 投票ボタンが表示されない場合は、メールの形式が「テキスト形式」ではなく「HTML形式」になっているか確認してください。
  • 投票結果が正しく表示されない場合は、Outlookを再起動してみてください。

よくある質問や疑問

Q1: 投票ボタン付きのメールを転送した場合、転送先の人も投票できますか?

はい、投票ボタン付きのメールを転送した場合でも、転送先の受信者は投票ボタンを使用して回答できます。ただし、投票結果の集計には影響が出る可能性があるため、注意が必要です。

Q2: 投票の選択肢をカスタマイズすることはできますか?

はい、できます。メール作成時に「オプション」タブの「投票ボタンの使用」から「ユーザー設定」を選び、任意の選択肢を入力することでカスタマイズが可能です。

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まとめ

Outlookの投票機能を使えば、簡単に複数人からの意見を集めることができます。誰がどの選択肢に投票したかも確認できるため、業務の効率化に大いに役立ちます。ぜひ一度試してみてくださいね。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。

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