皆さん、こんにちは。今日は、Outlookを使っているけれど、毎回同じメンバーにメールを送るのが手間だと感じている方に、便利な方法をご紹介します。「連絡先グループ」を作成すると、一度に複数の人にメールを送るのがとても簡単になりますよ。
連絡先グループとは？
Outlookのイメージ
連絡先グループとは、複数のメールアドレスを一つのグループにまとめる機能です。例えば、家族、友人、仕事のチームなど、特定のメンバーにまとめてメールを送りたいときに便利です。一度グループを作成すれば、そのグループ名を宛先に入力するだけで、全員にメールを送信できます。
Outlookで連絡先グループを作成する手順
では、実際にOutlookで連絡先グループを作成してみましょう。以下の手順に沿って進めてください。
- Outlookを開き、左下のナビゲーションバーから「連絡先」アイコンをクリックします。
- 上部の「ホーム」タブを選択し、「新しい連絡先グループ」をクリックします。
- 表示されたウィンドウで、グループの名前を入力します。例えば、「家族」や「プロジェクトチーム」など、わかりやすい名前を付けましょう。
- 「メンバーの追加」ボタンをクリックし、以下のいずれかを選択します。
- 「Outlookの連絡先から」既に登録している連絡先から選ぶ場合。
- 「アドレス帳から」他のアドレス帳から選ぶ場合。
- 「新しい電子メールの連絡先」新しくメールアドレスを追加する場合。
- 追加したいメンバーを選択し、「OK」をクリックします。複数選ぶときは、Ctrlキーを押しながらクリックすると便利です。
- 全てのメンバーを追加し終えたら、「保存して閉じる」をクリックします。
これで、連絡先グループの作成が完了しました。次回からは、このグループ名を宛先に入力するだけで、グループ内の全員にメールを送信できます。
連絡先グループを活用する方法
連絡先グループを作成したら、以下のように活用してみましょう。
- 定期的な連絡家族や友人、プロジェクトチームなど、定期的に連絡を取りたいグループにまとめてメールを送信できます。
- イベントの招待パーティーや会議の招待状を、一度に複数の人に送る際に便利です。
- 情報共有ニュースレターや重要なお知らせを、関連するメンバー全員に一斉に伝えることができます。
連絡先グループを上手に活用することで、メールの送信が効率的になり、時間の節約にもつながります。
よくある質問や疑問
Q1: 連絡先グループに新しいメンバーを追加したい場合はどうすればいいですか？
既存の連絡先グループをダブルクリックして開き、「メンバーの追加」ボタンから新しいメンバーを追加できます。追加後は「保存して閉じる」を忘れずにクリックしてください。
Q2: 間違って追加したメンバーを削除するには？
連絡先グループを開き、削除したいメンバーを選択して「メンバーの削除」ボタンをクリックします。その後、「保存して閉じる」で変更を保存してください。
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まとめ
Outlookの連絡先グループ機能を使うことで、複数の人へのメール送信がとても簡単になります。最初は少し手間に感じるかもしれませんが、一度設定してしまえば、その後の作業がぐっと楽になりますよ。ぜひ試してみてくださいね。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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