皆さん、こんにちは。日々のメール作成、毎回同じ内容を入力するのは大変ですよね。実は、Outlookには「メールテンプレート」という便利な機能があるんです。これを使えば、定型文を簡単に呼び出して、メール作成の手間を大幅に減らせます。今回は、このメールテンプレートの作成方法と活用法を、初心者の方にもわかりやすくご紹介します。
メールテンプレートとは？
Outlookのイメージ
まず、メールテンプレートについて簡単に説明します。メールテンプレートとは、よく使うメールの「ひな形」を作成し、保存しておく機能です。例えば、毎回同じ挨拶文や署名を入力する手間を省くことができます。これにより、メール作成の時間を短縮し、業務効率を向上させることができます。
Outlookでのメールテンプレートの作成方法
では、具体的にOutlookでメールテンプレートを作成する手順を見ていきましょう。
- 新しいメールを作成する
Outlookを開き、左上の[ホーム]タブから[新しいメール]をクリックします。 - テンプレートにしたい内容を入力する
宛先、件名、本文など、テンプレートとして保存したい内容を入力します。 - テンプレートとして保存する
入力が完了したら、上部の[ファイル]タブをクリックし、[名前を付けて保存]を選択します。
表示されたダイアログボックスで、ファイルの種類を[Outlookテンプレート（*.oft）]に変更し、任意のファイル名を入力して[保存]をクリックします。
これで、メールテンプレートの作成は完了です。
作成したテンプレートの使用方法
次に、保存したテンプレートを使って新しいメールを作成する方法をご紹介します。
- テンプレートを開く
Outlookの[ホーム]タブで、[新しいアイテム]をクリックし、[その他のアイテム]から[フォームの選択]を選びます。 - テンプレートを選択する
表示されたダイアログボックスで、フォルダーの場所を[ファイルシステム内のユーザーテンプレート]に設定します。
一覧から使用したいテンプレートを選び、[開く]をクリックします。 - メールを編集して送信する
テンプレートが開いたら、必要に応じて内容を編集し、[送信]をクリックします。
この手順で、簡単にテンプレートを活用したメール作成ができます。
よくある質問や疑問
Q1. テンプレートの内容を変更したい場合はどうすればいいですか？
テンプレートを編集するには、まず既存のテンプレートを開き、必要な変更を加えた後、再度[名前を付けて保存]で同じファイル名で保存してください。これにより、テンプレートが上書き保存され、次回から新しい内容で使用できます。
Q2. テンプレートはどこに保存されていますか？
デフォルトでは、テンプレートは以下の場所に保存されています。
c:\users\ユーザー名\appdata\roaming\microsoft\templates
このフォルダにアクセスすることで、保存したテンプレートを確認できます。
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まとめ
Outlookのメールテンプレート機能を活用することで、日々のメール作成が格段に効率化されます。最初は少し手間に感じるかもしれませんが、一度設定してしまえば、以降の作業がとてもスムーズになります。ぜひ試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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