Excelでデータ検証を活用したカスケード選択の実装方法

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皆さん、こんにちは!今日は、Excelでデータ検証を使って、選択肢が連動するカスケード選択の作り方をご紹介します。例えば、国を選ぶと、その国に対応する都市が自動的に表示されるような仕組みです。Excel初心者の方でも簡単にできますので、一緒にやってみましょう!

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カスケード選択とは?

Excelのイメージ

Excelのイメージ

まず、カスケード選択についてお話しします。これは、あるリストで選んだ項目に応じて、次のリストの内容が変わる仕組みです。例えば、以下のような流れです。

ここがポイント!

  • 「国」リストで「日本」を選ぶと、「都市」リストには「東京」「大阪」「名古屋」などが表示される。
  • 「国」リストで「アメリカ」を選ぶと、「都市」リストには「ニューヨーク」「ロサンゼルス」「シカゴ」などが表示される。

このように、前の選択に応じて次の選択肢が変わるので、データ入力がとてもスムーズになります。

Excelでカスケード選択を作成する手順

では、具体的にExcelでカスケード選択を作ってみましょう。以下の手順で進めていきます。

1. データの準備

まず、元となるデータを用意します。新しいシートを作成し、以下のようにデータを入力してください。

A列 B列
都市
日本 東京
日本 大阪
日本 名古屋
アメリカ ニューヨーク
アメリカ ロサンゼルス
アメリカ シカゴ

2. 名前の定義

次に、各国ごとに都市のリストを作成し、それぞれに名前を付けます。

  1. 新しいシートを作成し、「日本」の都市リストを入力します。例えば、セルからに「東京」「大阪」「名古屋」と入力します。
  2. この範囲()を選択し、リボンの「数式」タブから「名前の定義」をクリックします。
  3. 名前を「日本」と入力し、OKをクリックします。
  4. 同様に、「アメリカ」の都市リストも作成し、名前を「アメリカ」と定義します。

3. ドロップダウンリストの作成

次に、ユーザーが選択するためのドロップダウンリストを作成します。

  1. 「国」を選択するセル(例えば、Sheet1の)を選びます。
  2. リボンの「データ」タブから「データの入力規則」をクリックします。
  3. 「設定」タブで、「入力値の種類」を「リスト」に設定します。
  4. 「元の値」ボックスに「日本,アメリカ」と入力し、OKをクリックします。
  5. 次に、「都市」を選択するセル(例えば、B1)を選び、同様に「データの入力規則」を開きます。
  6. 「設定」タブで、「入力値の種類」を「リスト」に設定します。
  7. 「元の値」ボックスに「=INDIRECT()」と入力し、OKをクリックします。

これで、で選んだ国に応じて、B1の都市リストが変わるようになります。

よくある質問や疑問

Q1: 他の国や都市を追加したい場合はどうすればいいですか?

新しい国や都市を追加する場合、以下の手順で行います。

  1. 新しい国の都市リストを作成し、適切な範囲に入力します。
  2. その範囲を選択し、「名前の定義」で新しい国名を設定します。
  3. 「国」のドロップダウンリストの「データの入力規則」を編集し、「元の値」に新しい国名を追加します。

これで、新しい国とその都市が選択できるようになります。

Q2: セルの参照を変更したら、ドロップダウンリストが機能しなくなりました。どうすればいいですか?

セルの参照が変わると、INDIRECT関数の参照先も変わる可能性があります。データの入力規則で設定した「元の値」の参照先が正しいか確認し、必要に応じて修正してください。

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まとめ

いかがでしたか?Excelでのカスケード選択は、データ入力を効率化し、ミスを減らすのにとても役立ちます。最初は少し手間に感じるかもしれませんが、一度設定してしまえばとても便利です。ぜひ試してみてくださいね。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。

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