メールが増えてきて、受信トレイがいっぱいになってしまった経験はありませんか？そんなときに便利なのが、Outlookの「オンラインアーカイブ」機能です。今回は、オンラインアーカイブの「有効期限なし」の設定方法と、その注意点について、初心者の方にもわかりやすく解説します。
オンラインアーカイブとは？
Outlookのイメージ
オンラインアーカイブは、Microsoft 365のExchange Onlineで提供される機能で、メールをサーバー上に保存することで、パソコンの容量を節約できます。これにより、受信トレイが整理され、必要なときにいつでもメールにアクセスできるようになります。
「有効期限なし」の設定方法
オンラインアーカイブの「有効期限なし」を設定することで、メールが自動的に削除されることを防ぎ、長期間保存できます。設定方法は以下の通りです
- Microsoft 365 管理センターにサインインします。
- 「コンプライアンス」セクションを開き、「データ ライフサイクル管理」を選択します。
- 「Exchange（従来版）」をクリックし、「MRM アイテム保持タグ」を選択します。
- 「タグの新規作成」をクリックし、名前と説明を入力します。
- 「アイテムの保持期間が次の日数に達した時」に「365」と入力し、保持処理を「アイテムをアーカイブへ移動」に設定します。
- 設定を確認し、「送信」をクリックして完了します。
この設定により、365日経過したメールが自動的にオンラインアーカイブに移動されます。
注意点と考慮すべきポイント
オンラインアーカイブの「有効期限なし」設定には、いくつかの注意点があります
- ストレージ制限オンラインアーカイブには容量制限があります。Exchange Online Plan 1では最大50GB、Plan 2では最大100GBまで保存可能です。容量を超えると、新たなメールの保存ができなくなります。
- 自動拡張アーカイブPlan 2では、「自動拡張アーカイブ」機能を利用することで、最大1.5TBまで容量を増やすことができます。ただし、この機能は管理者によって有効化する必要があります。
- メールの検索アーカイブされたメールは、OutlookやOutlook on the webから検索できますが、検索速度や表示に時間がかかる場合があります。
- データの復元アーカイブされたメールは、削除される前に復元できますが、復元には時間がかかる場合があります。
これらの点を考慮して、オンラインアーカイブの「有効期限なし」設定を行うことをおすすめします。
よくある質問や疑問
Q1: オンラインアーカイブの容量を増やす方法はありますか？
はい、Exchange Online Plan 2にアップグレードすることで、オンラインアーカイブの容量を最大100GBまで増やすことができます。また、「自動拡張アーカイブ」機能を利用することで、最大1.5TBまで容量を増やすことが可能です。
Q2: アーカイブされたメールはどのように検索できますか？
アーカイブされたメールは、OutlookやOutlook on the webから検索できます。検索バーにキーワードを入力し、検索範囲を「アーカイブ」に設定することで、アーカイブされたメールを絞り込んで表示できます。
Q3: アーカイブされたメールを復元する方法はありますか？
はい、アーカイブされたメールは、OutlookやOutlook on the webから復元できます。復元したいメールを選択し、「復元」オプションを選ぶことで、元のフォルダーに戻すことができます。
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まとめ
オンラインアーカイブの「有効期限なし」設定は、メールを長期間保存するのに便利な機能です。しかし、容量制限や検索の遅延などの注意点もあります。これらを理解した上で、適切に設定を行い、快適なメール管理を実現しましょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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