こんにちは！今回は、Outlookでメールを効率的に整理するための「フォルダ分け」方法をご紹介します。パソコンやスマホの操作に不安がある方でも安心して取り組めるよう、わかりやすく解説しますね。 ([メールは仕分けをしておくと便利！Outlookでメールを仕分ける方法 …](https://yaritori.jp/mail-knowledge/6054/?utm_source=chatgpt.com))
Outlookでメールをフォルダ分けするメリットとは？
Outlookのイメージ
Outlookでメールをフォルダ分けすることで、以下のようなメリットがあります
- 重要なメールを見逃さない差出人や件名で分類することで、大切なメールをすぐに見つけられます。
- 過去のメールを探しやすくなる整理されたフォルダ内で目的のメールを簡単に検索できます。
- 業務効率が向上する自動仕分け機能を活用すれば、手動での整理が不要になり、時間を節約できます。
ステップ1フォルダを作成しよう
まずは、受信したメールを整理するためのフォルダを作成しましょう。 ([【Outlook】メールの振り分けやフォルダー分けの方法を画像付きで …](https://weknowledge.jp/education/work-efficiency/post_18748?utm_source=chatgpt.com))
- 受信トレイを右クリックし、「新しいフォルダー」を選択します。
- フォルダ名を入力し、「Enter」キーを押して確定します。
これで、例えば「取引先A」や「社内連絡」など、用途に応じたフォルダが作成できます。 ([【簡単】Outlookに仕分けルールを設定してメールの振り分けを行う方法 | PNC技術者ブログ](https://www.pnc.jp/blog/outlook-sorting/?utm_source=chatgpt.com))
ステップ2仕分けルールを設定しよう
次に、受信したメールを自動で指定したフォルダに振り分ける「仕分けルール」を設定します。 ([【Outlook】メールの振り分けやフォルダー分けの方法を画像付きで …](https://weknowledge.jp/education/work-efficiency/post_18748?utm_source=chatgpt.com))
- 「ホーム」タブの「ルール」をクリックし、「仕分けルールと通知の管理」を選択します。
- 「新しい仕分けルール」をクリックし、ルールのテンプレートから「特定の人から受信したメッセージをフォルダーに移動する」を選びます。
- 条件として「差出人」を指定し、メールアドレスを入力します。
- 「アイテムをフォルダーに移動する」を選択し、先ほど作成したフォルダを指定します。
- 設定内容を確認し、「OK」をクリックして完了です。
これで、指定した差出人からのメールは自動的に設定したフォルダに振り分けられるようになります。 ([【簡単】Outlookに仕分けルールを設定してメールの振り分けを行う方法 | PNC技術者ブログ](https://www.pnc.jp/blog/outlook-sorting/?utm_source=chatgpt.com))
ステップ3過去のメールにもルールを適用しよう
新たに設定したルールを、過去の受信メールにも適用することができます。 ([【簡単】Outlookに仕分けルールを設定してメールの振り分けを行う方法 | PNC技術者ブログ](https://www.pnc.jp/blog/outlook-sorting/?utm_source=chatgpt.com))
- 「仕分けルールと通知の管理」を開き、適用したいルールを選択します。
- 「現在のフォルダーにあるメッセージにこの仕分けルールを今すぐ実行する」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。
これで、過去のメールも自動で振り分けられます。
よくある質問や疑問
Q1: フォルダを作成する場所はどこですか？
フォルダは、Outlookの左側に表示される「フォルダー」ウィンドウ内に作成できます。 ([Outlook でフォルダーまたはサブフォルダーを作成する](https://support.microsoft.com/ja-jp/office/outlook-%E3%81%%E3%83%95%E3%82%%E3%83%AB%E3%83%80%E3%83%BC%E3%81%BE%E3%81%9F%E3%81%AF%E3%82%B5%E3%83%96%E3%83%95%E3%82%%E3%83%AB%E3%83%80%E3%83%BC%E3%82%92%E4%BD%9C%E6%88%90%E3%81%99%E3%82%8B-3d3120d4-3c0e-4fef-b396-89b68324eba6?utm_source=chatgpt.com))
Q2: フォルダ内にサブフォルダを作成できますか？
はい、フォルダ内で右クリックし、「新しいサブフォルダー」を選択することで、階層構造を作成できます。
Q3: 仕分けルールを削除するにはどうすればよいですか？
「仕分けルールと通知の管理」から、削除したいルールを選択し、「削除」をクリックすることで削除できます。 ([【簡単】Outlookに仕分けルールを設定してメールの振り分けを行う方法 | PNC技術者ブログ](https://www.pnc.jp/blog/outlook-sorting/?utm_source=chatgpt.com))
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まとめ
Outlookでのメールのフォルダ分けは、業務効率を大幅に向上させる有効な手段です。最初は手動で整理してみて、慣れてきたら自動仕分けルールを活用すると、さらに便利に使えますよ。 ([Outlookのメールを仕分けするには 基本的な仕分け方法から設定方法 …](https://www.manpowerjobnet.com/haken_guide/improving-skills/outlook_mail/?utm_source=chatgpt.com))
もし操作に不安がある場合や、設定方法がわからないときは、お気軽にLINEからお声掛けください。
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