皆さん、こんにちは。今日は、PowerPointで作成したプレゼンテーションをPDFに変換する際に、しおりを付ける方法についてお話しします。しおりがあると、PDFを閲覧する際に目的のスライドへすぐにジャンプできて、とても便利ですよね。特に、スライド数が多い資料では、しおりがあると閲覧者の負担がぐっと減ります。
しおりとは？
PowerPointのイメージ
まず、しおりとは何かをご説明します。PDFのしおりは、文書内の特定の場所へ簡単に移動できる目次のような機能です。しおりをクリックすることで、該当のページやスライドに瞬時にジャンプできます。これにより、長い文書でも目的の部分をすぐに見つけることができます。
PowerPointのセクション機能を使ってスライドを整理する
PowerPointには、スライドをグループ化して整理するセクションという機能があります。これを使うと、関連するスライドをまとめて管理でき、編集や閲覧がしやすくなります。
セクションの追加方法
セクションを追加する手順は以下の通りです
- スライド一覧で、セクションを開始したいスライドを右クリックします。
- 表示されるメニューから「セクションの追加」を選択します。
- 新しいセクションが作成されるので、適切な名前を付けて整理します。
このようにして、スライドを論理的なグループに分けることができます。
セクションの活用例
例えば、プレゼンテーションが以下のような構成の場合
- 導入
- 製品紹介
- 導入事例
- まとめ
各部分をセクションとして設定すると、編集時やプレゼンテーション中に特定の部分へ簡単にアクセスできます。
PDF変換時にしおりを作成する方法
PowerPointでセクションを設定した後、PDFに変換する際にしおりを作成する手順は以下の通りです
- PowerPointでプレゼンテーションを開きます。
- 「ファイル」タブをクリックし、「エクスポート」を選択します。
- 「PDF/XPSドキュメントの作成」をクリックします。
- 「PDF/XPSの作成」ボタンをクリックします。
- 表示されるダイアログボックスで「オプション」をクリックします。
- 「オプション」ダイアログで、「印刷対象外の情報を含める」の下にある「次を使用してブックマークを作成」のチェックボックスをオンにし、「見出し」を選択します。
- 「OK」をクリックし、元のダイアログに戻ったら「発行」をクリックしてPDFを作成します。
この手順により、PowerPointのセクションがPDFのしおりとして反映されます。
注意点
– スライドにタイトルを設定するスライドに適切なタイトルを設定しておくと、しおりの名前が分かりやすくなります。
– セクション名の確認セクション名がそのまましおりとして表示されるため、分かりやすい名前を付けることが重要です。
しおり付きPDFの活用例
実際にしおり付きのPDFを作成すると、以下のようなメリットがあります
- 閲覧者が目的のスライドにすぐアクセスできる長いプレゼンテーションでも、しおりを使って必要な情報に迅速にたどり着けます。
- 資料のプロフェッショナル度が向上するしおりがあることで、資料が整理されている印象を与え、信頼性が増します。
例えば、製品マニュアルや研修資料など、ページ数が多い資料では特に効果的です。
よくある質問や疑問
Q1: PowerPointでセクションを設定しなくても、PDFにしおりを付けることはできますか？
はい、可能です。スライドのタイトルを適切に設定しておけば、PDF変換時にそのタイトルがしおりとして反映されます。ただし、セクションを設定しておくと、より整理されたしおりを作成できます。
Q2: セクションを設定したのに、PDFにしおりが反映されません。なぜですか？
PDF作成時のオプション設定で、「次を使用してブックマークを作成」のチェックボックスがオフになっている可能性があります。再度設定を確認し、「見出し」を選択してPDFを作成してください。
Q3: 無料のPDF閲覧ソフトでも、しおりは表示されますか？
はい、多くのPDF閲覧ソフトでしおり機能がサポートされています。ただし、ソフトによっては表示方法が異なる場合がありますので、使用するソフトのマニュアルを確認してください。
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まとめ
いかがでしたか？PowerPointのセクション機能を活用して、PDFにしおりを付ける方法をご紹介しました。これにより、資料の閲覧性が向上し、より伝わりやすいプレゼンテーション資料を作成できます。ぜひ試してみてくださいね。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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