あなたが仕事やチームで使うメールの効率化を目指しているなら、「Gmailのテンプレート機能」は非常に役立ちます。しかし、実際にテンプレートを作成して共有する方法は、意外と知られていないポイントが多いものです。多くのユーザーが「どうやってテンプレートを効率よく使い回すか？」という課題に悩んでいることでしょう。そんな悩みを解消し、業務を一気に効率化できる方法を、わかりやすく、かつ実践的にご紹介します。
Gmailテンプレート活用の重要性
Gmailのイメージ
メールのテンプレートを活用することで、頻繁に送信するメールの作成時間を大幅に短縮できます。例えば、同じような内容のメールを何度も作成する場合、テンプレートを使うことで「再利用できるフォーマット」を用意し、毎回一から入力する必要がなくなります。
テンプレート活用のメリット
メールの効率化はもちろん、特にチーム内でテンプレートを共有することができれば、以下のようなメリットを享受できます。
- 時間の節約何度も同じ内容を手入力する手間が省ける
- 一貫性の保持同じテンプレートを使うことで、内容のばらつきがなくなり、統一感のある対応ができる
- 作業ミスの軽減テンプレートを使えば、重要な情報を省略したり、誤送信するリスクを減らせる
Gmailでテンプレートを作成する方法
まず、Gmailでテンプレートを作成するためには、いくつかのステップを踏む必要があります。難しいことはなく、初心者でも簡単にできます。以下の手順を見ていきましょう。
Gmailのテンプレート機能を有効にする
Gmailでテンプレートを作成するためには、まず設定でテンプレート機能を有効にする必要があります。これができて初めて、テンプレートを保存して利用することができます。
- Gmailにログイン後、右上の歯車アイコンをクリックし、「設定」を選択します。
- 「設定」画面で「詳細」タブを開き、「テンプレート」を有効にします。
- 設定を保存して、次にメール作成画面に進みます。
テンプレートを作成する
テンプレートを作成するのはとてもシンプルです。以下のステップで完了します。
- Gmailで新しいメールを作成します。
- メール本文に必要な内容を入力します（宛先、件名、本文など）。
- メールの内容が完成したら、右下の「その他のオプション」アイコンをクリックし、「テンプレート」→「テンプレートとして保存」を選択します。
これでテンプレートが保存され、後から簡単に呼び出して利用することができます。
テンプレートをチームで共有する方法
次に、Gmailのデフォルト機能では直接的に「テンプレートを他のメンバーと共有する」ことができません。ですが、いくつかの方法で共有することが可能です。
スプレッドシートを活用する方法
スプレッドシートを使ってテンプレートを管理し、共有する方法は最も基本的で簡単な方法です。
- まず、Googleスプレッドシートを使ってテンプレートを整理します。
- シートをシーンごとに分け、たとえば「挨拶」「見積もり」「請求」などのカテゴリに分けます。
- 共有したいメンバーにスプレッドシートを送信し、各メンバーがそのテンプレートをGmailにコピーして利用する形式です。
これで、チーム全員が同じテンプレートを使えるようになります。
Google Apps Script（GAS）を活用した自動化
さらに、少し高度な方法としてGoogle Apps Script（GAS）を使うことで、スプレッドシートを用いたテンプレート共有をさらに自動化することも可能です。プログラミングスキルが必要ですが、以下のような手順で進めることができます。
- スプレッドシートにテンプレートを入力した後、Google Apps Scriptを使ってそのデータをGmailに自動で組み込むスクリプトを作成します。
- 作成したスクリプトを共有し、各メンバーがスクリプトをインストールすることで、テンプレートが自動的にGmailに反映されます。
これにより、テンプレートの共有がさらに効率的に行えるようになります。
Chrome拡張機能「Briskine」を使った方法
「Briskine」は、Gmailのテンプレート管理を簡単に行えるChrome拡張機能です。この拡張機能をインストールすることで、複数のテンプレートを保存・共有することが可能になります。
- 無料プランでも最大30個のテンプレートを保存でき、個人で使うには十分な機能があります。
- テンプレートはブラウザ間で共有することができるため、異なるデバイスでも同じテンプレートを利用できます。
- ビジネス用に使いたい場合は、必要に応じて有料プランにアップグレードすることが可能です。
gmail テンプレート 作成に関する疑問解決
Q1: Gmailのデフォルト機能ではテンプレートの共有はできないのですか？
はい、Gmailのデフォルト機能では、直接的にテンプレートを他のユーザーと共有することはできません。しかし、スプレッドシートやGoogle Apps Script、Chrome拡張機能などを活用することで、テンプレートを簡単に共有する方法はあります。
Q2: Google Apps Scriptを使った方法は難しいですか？
Google Apps Scriptを使う方法は少し難易度が高いですが、テンプレート共有を自動化するための強力な方法です。プログラミングに慣れていない場合は、他の方法（スプレッドシートやBriskine）を試してみると良いでしょう。
今すぐパソコンやスマホの悩みを解決したい！どうしたらいい？
いま、あなたを悩ませているITの問題を解決します！
「エラーメッセージ、フリーズ、接続不良…もうイライラしない！」
あなたはこんな経験はありませんか？
✅ GmailやWordの使い方がわからない💦
✅ 仕事の締め切り直前にパソコンがフリーズ💦
✅ 家族との大切な写真が突然見られなくなった💦
✅ オンライン会議に参加できずに焦った💦
✅ スマホの重くて重要な連絡ができなかった💦
平均的な人は、こうしたパソコンやスマホ関連の問題で年間73時間（約9日分の働く時間！）を無駄にしています。あなたの大切な時間が今この悩んでいる瞬間も失われています。
LINEでメッセージを送れば即時解決！
すでに多くの方が私の公式LINEからお悩みを解決しています。
最新のAIを使った自動応答機能を活用していますので、24時間いつでも即返信いたします。
誰でも無料で使えますので、安心して使えます。
問題は先のばしにするほど深刻化します。
小さなエラーがデータ消失や重大なシステム障害につながることも。解決できずに大切な機会を逃すリスクは、あなたが思う以上に高いのです。
あなたが今困っていて、すぐにでも解決したいのであれば下のボタンをクリックして、LINEからあなたのお困りごとを送って下さい。
ぜひ、あなたの悩みを私に解決させてください。
まとめ
Gmailのテンプレート機能を活用することで、日々のメール作成を劇的に効率化できます。しかし、テンプレートの共有方法については、デフォルト機能だけでは対応できないことがあります。そこで、スプレッドシートやGoogle Apps Script、Chrome拡張機能「Briskine」を使うことで、チームでの効率的なテンプレート管理が実現します。
自社に最適な方法を選んで、ぜひテンプレートを駆使してメール業務を効率化してください。
コメント