Outlookを使っていると、「毎回同じような内容のメールを送るのに、毎回書くのが面倒だなぁ」と感じること、ありませんか？そんなときに便利なのが、Outlookの「テンプレート機能」です。これを使えば、よく使うメールの内容をあらかじめ保存しておき、必要なときにサッと呼び出して送信できます。今回は、初心者の方でもわかりやすいように、テンプレートの作り方から活用法まで、親しみやすく解説します。
テンプレートって何？どうして便利なの？
Outlookのイメージ
「テンプレート」とは、あらかじめ決まった内容のひな形のことです。例えば、毎月送る報告メールや、よく使う挨拶文などをテンプレートとして保存しておけば、毎回同じ内容を入力する手間が省けます。これにより、時間の節約やミスの防止にもつながります。
Outlookでできる3種類のテンプレート
Outlookには、主に3つのテンプレート機能があります。それぞれの特徴と使い方を見ていきましょう。
マイテンプレート
特徴メールの本文だけを保存できるシンプルなテンプレートです。
使い方
1. 新規メールを作成し、よく使う文面を入力します。
2. メール作成画面の右上にある「マイテンプレート」をクリックします。
3. 「＋テンプレート」を選択し、タイトルと本文を入力して保存します。
4. 次回からは「マイテンプレート」から選ぶだけで、本文が自動で挿入されます。
ユーザーテンプレート（.oftファイル）
特徴宛先や件名も含めた完全なメールのひな形を保存できます。
使い方
1. 新規メールを作成し、宛先、件名、本文などを入力します。
2. 「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。
3. ファイルの種類を「Outlookテンプレート（\*.oft）」にし、保存します。
4. 次回からは「新しいアイテム」→「その他のアイテム」→「フォームの選択」からテンプレートを選んで編集・送信できます。
署名テンプレート
特徴自分の名前や連絡先など、署名部分だけを保存できます。
使い方
1. 「ファイル」タブから「オプション」を選択します。
2. 「メール」→「署名」→「新規作成」をクリックし、署名内容を入力します。
3. 新規メール作成時に、署名が自動で挿入されます。
こんなときにテンプレートが役立ちます
毎月の定例報告毎月同じ内容の報告メールを送る場合、テンプレートを使えば内容を変更するだけで済みます。
よく使う挨拶文季節の挨拶や定型的な返信文など、何度も使う文面をテンプレート化しておくと便利です。
社内連絡社内向けのお知らせや連絡事項など、頻繁に送る内容をテンプレート化しておけば、手間が省けます。
テンプレートを使った時短術
テンプレートを使うことで、以下のような時短効果が期待できます。
メール作成時間の短縮毎回同じ内容を入力する手間が省け、メール作成がスピーディーになります。
ミスの防止定型文を使うことで、入力ミスや漏れを防げます。
業務効率の向上繰り返しの作業が減り、他の業務に集中できるようになります。
よくある質問や疑問
Q1: テンプレートを編集したい場合、どうすればいいですか？
編集したいテンプレートを開き、内容を変更した後、「名前を付けて保存」で上書き保存するか、新たに保存し直してください。
Q2: テンプレートを削除したい場合、どうすればいいですか？
「マイテンプレート」から削除したいテンプレートを選択し、削除ボタンをクリックするか、保存先のフォルダから直接削除できます。
Q3: テンプレートを他の人と共有したい場合、どうすればいいですか？
ユーザーテンプレート（.oftファイル）はファイルとして保存されているため、メールに添付して送信することで他の人と共有できます。
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まとめ
Outlookのテンプレート機能を活用することで、メール作成の手間を大幅に減らし、業務効率を向上させることができます。特に、毎回同じような内容のメールを送る場合や、よく使う文面がある場合には、テンプレートを作成しておくと非常に便利です。ぜひ、今回ご紹介した方法を試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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