Outlookを使っていると、メールが溜まってきて「どうにか整理したい…」と思うことが多いのではないでしょうか？そんなときに役立つのが「アーカイブ機能」です。しかし、アーカイブ設定がどこにあるのか、どう使うのかが分からない方も多いはず。今回は、初心者でもわかりやすく、Outlookのアーカイブ設定方法について解説します。これを読めば、あなたも簡単にアーカイブ設定ができるようになりますよ！
Outlookのアーカイブ機能って何？
Outlookのイメージ
まずは「アーカイブ機能」って何かを簡単に説明しますね。Outlookのアーカイブ機能は、古いメールを整理して、メールボックスをすっきりさせるためのものです。アーカイブしたメールは、Outlookの「アーカイブ」フォルダーに保存されるので、いつでも確認できます。
この機能を使えば、大切なメールを消さずに、迷惑メールや不必要なメールを減らすことができるんです。しかも、メールを検索すれば、後でアーカイブされたメールも簡単に見つけられるので、心配することはありません。
Outlookでアーカイブ設定をする方法
次に、実際にアーカイブ設定をする手順を説明します。これを試せば、すぐにアーカイブができるようになりますよ！
手順1Outlookを開く
まず、パソコンでOutlookを開きます。もしOutlookが開いていない場合は、アプリを起動してログインしてください。
手順2アーカイブしたいメールを選択
アーカイブしたいメールを見つけて選びます。複数のメールを選びたい場合は、Ctrlキー（またはCommandキー）を押しながらメールをクリックすることで、複数選択できます。
手順3アーカイブボタンをクリック
メールを選んだら、Outlookの画面上部にある「アーカイブ」ボタンをクリックします。このボタンを押すだけで、選んだメールがアーカイブされます。
手順4アーカイブしたメールを確認
アーカイブされたメールは、左側のフォルダー一覧にある「アーカイブ」フォルダーに移動します。ここに保存されたメールは、いつでも見返すことができます。
手順5自動アーカイブの設定（オプション）
さらに便利にしたいなら、自動アーカイブの設定をしておくと良いでしょう。これにより、定期的に自動でアーカイブが行われます。
- Outlookの「ファイル」タブをクリックします。
- 「オプション」を選び、「詳細設定」タブをクリックします。
- 「自動アーカイブの設定」を選択し、希望するアーカイブの頻度や保存期間を設定します。
- 設定が完了したら、「OK」をクリックして終了です。
これで、一定期間が経過したメールが自動的にアーカイブされ、受信トレイがすっきりします！
アーカイブ設定の便利な使い方
アーカイブを活用すると、受信トレイが整理され、作業がしやすくなります。例えば、重要なメールはアーカイブせずに残し、不要なメールはアーカイブでまとめることができます。これにより、必要なメールだけをすぐに確認できるので、ストレスなく仕事が進みます。
アーカイブを使うメリット
- スペースを確保できる受信トレイがすっきりして、作業がしやすくなります。
- メールを簡単に探せるアーカイブしたメールは検索で簡単に見つけられます。
- 大切なメールを保護できる消すことなく、大切なメールを保管できます。
よくある質問や疑問
Q: アーカイブしたメールはどこに行くのですか？
アーカイブしたメールは、「アーカイブ」フォルダーに保存されます。メールを検索すると、アーカイブされたものも含めて見つけることができますので、心配いりません。
Q: アーカイブしたメールを削除するにはどうすれば良いですか？
アーカイブしたメールを削除するには、アーカイブフォルダー内で該当のメールを選び、「削除」ボタンをクリックするだけです。これでメールが完全に削除されます。
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まとめ
Outlookのアーカイブ機能を使えば、メールボックスを整理し、重要なメールを保管しておくことができます。アーカイブ設定はとても簡単で、手順を踏むだけで、すぐに整理整頓が可能です。
もし、もっと効率よくOutlookを使いたいという方は、自動アーカイブ機能を設定しておくと便利ですよ！他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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