Outlookでメールの保存期間を設定する方法【初心者向け解説】

「Outlookでメールがすぐに消えてしまう」「大切なメールが見当たらない」とお困りの方へ。今回は、Outlookのメール保存期間の設定方法を、初心者の方にもわかりやすくご紹介します。パソコンやスマホに不安がある方でも安心して設定できる内容です。

Outlookのメール保存期間とは？

Outlookのイメージ

Outlookでは、メールの保存期間を設定することで、古いメールを自動的に整理できます。これにより、受信トレイがすっきりと保たれ、必要なメールを見つけやすくなります。

自動整理機能を使って古いメールを管理する

Outlookには「自動整理」という便利な機能があります。これを使うと、一定期間が過ぎたメールを自動的にアーカイブ（保存）したり、削除したりできます。

設定方法は以下の通りです

この設定を行うことで、Outlookが自動的に古いメールを整理してくれます。

サーバー上のメール保存期間を設定する

特に複数のデバイスでメールを確認する場合や、サーバーの容量を管理したい場合に役立ちます。

設定方法は以下の通りです

この設定により、サーバー上のメール保存期間を管理できます。

Windows 11の「メール」アプリでの保存期間設定

Windows 11に標準搭載されている「メール」アプリでも、ダウンロードするメールの期間を設定できます。

設定方法は以下の通りです

この設定を行うことで、指定した期間のメールのみがダウンロードされ、アプリ内に表示されます。

よくある質問や疑問

Q1: 自動整理を設定すると、重要なメールも削除されてしまいますか？

自動整理では、設定した条件に基づいてメールが整理されます。重要なメールを誤って削除しないよう、アーカイブ設定を利用することをおすすめします。アーカイブされたメールは後からでも確認できます。

Q2: サーバー上のメールを削除すると、他のデバイスでも見られなくなりますか？

はい、サーバー上のメールを削除すると、他のデバイスでもそのメールは表示されなくなります。複数のデバイスで同じメールを確認したい場合は、サーバーにメールのコピーを一定期間残す設定をすると良いでしょう。

Q3: Windows 11の「メール」アプリで設定した保存期間を変更すると、過去のメールはどうなりますか？

保存期間を短く設定すると、設定した期間よりも古いメールはアプリ上で表示されなくなりますが、サーバー上には残っています。再度保存期間を延ばすと、再び表示されるようになります。

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まとめ

OutlookやWindows 11の「メール」アプリでのメール保存期間の設定方法についてご紹介しました。日々のメール管理を効率的に行うために、これらの設定を活用してみてください。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。