Outlookを使っていると、「大切なメールが突然消えてしまった」「パソコンが壊れてしまったけれど、メールのデータはどうなるの？」といった不安を感じたことはありませんか？実は、Outlookには「.ostファイル」というオフラインキャッシュがあり、これを理解しておくことで、データの管理やバックアップがスムーズになります。今回は、初心者の方にもわかりやすく、.ostファイルの役割やバックアップ方法についてご紹介します。
.ostファイルとは？
Outlookのイメージ
Outlookの「.ostファイル」は、ExchangeアカウントやIMAPアカウントを使用している場合に作成される「オフラインストレージファイル」です。これは、サーバー上のメールデータをローカルに保存し、インターネット接続がない状態でも過去のメールや予定表にアクセスできるようにするためのものです。
例えば、出張中や移動中にインターネットが使えない環境でも、事前に同期されたメールを確認したり、新しいメールを作成したりすることができます。
.ostファイルのバックアップは必要？
結論から言うと、.ostファイル自体のバックアップは通常必要ありません。なぜなら、.ostファイルはサーバー上のデータのコピーであり、パソコンが故障しても再同期することでデータを復元できるからです。
ただし、重要な点は「サーバー上のデータが無事であること」です。万が一、サーバー上のデータが削除されてしまった場合、.ostファイルを再同期してもデータが戻らないため、注意が必要です。
.ostファイルのバックアップを取る方法
万が一に備えて、.ostファイルのバックアップを取っておきたい場合、以下の手順で行うことができます。
- Outlookを終了します。
- エクスプローラーを開き、以下のフォルダーパスに移動します。
%localappdata%\Microsoft\Outlook - フォルダー内にある「.ost」ファイルをコピーし、外部の保存メディア（USBメモリや外付けハードディスクなど）に貼り付けて保存します。
この方法でバックアップを取ることができますが、前述のように、通常はサーバー上のデータが無事であれば、再同期でデータを復元できます。
.ostファイルを削除する方法
Outlookの動作が重くなったり、同期に問題が生じた場合、.ostファイルを削除して再同期することで改善することがあります。削除する際の手順は以下の通りです。
- Outlookを終了します。
- エクスプローラーを開き、以下のフォルダーパスに移動します。
%localappdata%\Microsoft\Outlook - フォルダー内にある「.ost」ファイルを削除します。
- Outlookを再起動すると、新しい.ostファイルが自動的に作成され、サーバーからデータが再同期されます。
注意点として、.ostファイルを削除しても、サーバー上のデータは削除されません。しかし、同期に時間がかかる場合があるため、インターネット接続が安定している時間帯に行うことをおすすめします。
よくある質問
Q1: .ostファイルをバックアップしても意味がないのでは？
通常、.ostファイルはサーバー上のデータのコピーであり、再同期でデータを復元できます。しかし、サーバー上のデータが削除されてしまった場合、.ostファイルだけでは復元できません。重要なデータは、定期的に.pstファイルなどでバックアップを取ることをおすすめします。
Q2: .ostファイルを削除してもデータは消えませんか？
.ostファイルを削除しても、サーバー上のデータは削除されません。削除後、Outlookを再起動すると、新しい.ostファイルが作成され、サーバーからデータが再同期されます。
Q3: .ostファイルの同期設定を変更する方法はありますか？
はい、Outlookの設定で同期する期間を変更することができます。設定方法は以下の通りです。
- Outlookを起動し、「ファイル」タブをクリックします。
- 「アカウント設定」を選択し、「アカウント設定」をクリックします。
- 該当のアカウントを選択し、「変更」をクリックします。
- 「オフライン設定」のスライダーを調整して、同期する期間を設定します。
- 「次へ」をクリックし、「完了」をクリックします。
これにより、指定した期間分のデータのみがローカルに保存され、パソコンの容量を節約できます。
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まとめ
Outlookの「.ostファイル」は、オフラインでの作業をサポートする重要なファイルですが、通常はバックアップの必要はありません。しかし、万が一のためにバックアップを取る方法や、同期設定を変更する方法を知っておくと安心です。日々の使用において、データの管理やバックアップを意識することで、トラブルを未然に防ぐことができます。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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