Outlookでの共有メールボックス管理テクニック【初心者向け解決ガイド】

皆さん、こんにちは！今日は、Outlookの共有メールボックスについてお話しします。「共有メールボックスって何？」と思われる方も多いかもしれませんが、これは複数のユーザーが同じメールボックスにアクセスできる便利な機能なんです。例えば、会社の代表メールアドレス（info@company.com）を複数の担当者で管理する際に役立ちます。これにより、誰がどのメールに対応したかを一目で把握でき、業務効率が大幅にアップします。

共有メールボックスの基本設定方法

Outlookのイメージ

まずは、共有メールボックスの作成から始めましょう。これは、管理者権限を持つ方が行う必要があります。手順は以下の通りです

これで、共有メールボックスが作成され、指定したメンバーがアクセスできるようになります。

Outlookで共有メールボックスを使用する方法

次に、Outlookで共有メールボックスを表示する方法をご紹介します。メンバーに追加されたユーザーは、Outlookで以下の手順を行います

これで、Outlookのフォルダーペインに共有メールボックスが表示され、利用できるようになります。

共有メールボックスからのメール送信方法

共有メールボックスからメールを送信する際は、差出人アドレスを共有メールボックスのアドレスに変更する必要があります。手順は以下の通りです

これで、共有メールボックスのアドレスからメールを送信できます。

よくある質問や疑問

共有メールボックスの容量制限はありますか？

はい、共有メールボックスの容量は通常50GBです。これを超える場合は、ライセンスの追加が必要となります。

モバイル版Outlookでも共有メールボックスを使用できますか？

はい、モバイル版Outlookアプリでも共有メールボックスを追加して使用できます。アプリ内の設定からメールアカウントを追加し、共有メールボックスの情報を入力してください。

共有メールボックスのパスワードは設定できますか？

いいえ、共有メールボックス自体にはパスワードは設定されていません。アクセス権を持つユーザーの資格情報で管理されます。

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まとめ

共有メールボックスは、チームでのメール管理を効率化する強力なツールです。適切に設定し、活用することで、業務の生産性を向上させることができます。もし他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。