皆さん、こんにちは！今日は、Outlookの共有メールボックスについてお話しします。「共有メールボックスって何？」と思われる方も多いかもしれませんが、これは複数のユーザーが同じメールボックスにアクセスできる便利な機能なんです。例えば、会社の代表メールアドレス（info@company.com）を複数の担当者で管理する際に役立ちます。これにより、誰がどのメールに対応したかを一目で把握でき、業務効率が大幅にアップします。
共有メールボックスの基本設定方法
Outlookのイメージ
まずは、共有メールボックスの作成から始めましょう。これは、管理者権限を持つ方が行う必要があります。手順は以下の通りです
- 管理センターにアクセス管理者アカウントでMicrosoft 365の管理センターにサインインします。
- 共有メールボックスの作成左側のメニューから「チームとグループ」＞「共有メールボックス」を選択し、「＋共有メールボックスを追加」をクリックします。
- 情報の入力共有メールボックスの名前とメールアドレスを入力し、「保存」をクリックします。
- メンバーの追加作成した共有メールボックスを選択し、「メンバー」セクションで「編集」をクリック。追加したいメンバーを選び、「保存」をクリックします。
これで、共有メールボックスが作成され、指定したメンバーがアクセスできるようになります。
Outlookで共有メールボックスを使用する方法
次に、Outlookで共有メールボックスを表示する方法をご紹介します。メンバーに追加されたユーザーは、Outlookで以下の手順を行います
- Outlookを起動デスクトップ版Outlookを開きます。
- アカウント設定の変更「ファイル」＞「アカウント設定」＞「アカウント設定」をクリックします。
- 共有メールボックスの追加「変更」＞「その他の設定」＞「詳細設定」タブで「追加のメールボックス」に共有メールボックスの名前を入力し、「OK」をクリックします。
- 設定の保存「次へ」＞「完了」＞「閉じる」をクリックします。
これで、Outlookのフォルダーペインに共有メールボックスが表示され、利用できるようになります。
共有メールボックスからのメール送信方法
共有メールボックスからメールを送信する際は、差出人アドレスを共有メールボックスのアドレスに変更する必要があります。手順は以下の通りです
- 新しいメールの作成「新しいメール」をクリックします。
- 差出人フィールドの表示メール作成ウィンドウで「オプション」タブをクリックし、「差出人」を選択して表示させます。
- 差出人アドレスの選択「差出人」フィールドのドロップダウンから共有メールボックスのアドレスを選択します。表示されない場合は「他の電子メールアドレス」を選び、手動で入力します。
- メールの送信宛先、件名、本文を入力し、「送信」をクリックします。
これで、共有メールボックスのアドレスからメールを送信できます。
よくある質問や疑問
共有メールボックスの容量制限はありますか？
はい、共有メールボックスの容量は通常50GBです。これを超える場合は、ライセンスの追加が必要となります。
モバイル版Outlookでも共有メールボックスを使用できますか？
はい、モバイル版Outlookアプリでも共有メールボックスを追加して使用できます。アプリ内の設定からメールアカウントを追加し、共有メールボックスの情報を入力してください。
共有メールボックスのパスワードは設定できますか？
いいえ、共有メールボックス自体にはパスワードは設定されていません。アクセス権を持つユーザーの資格情報で管理されます。
まとめ
共有メールボックスは、チームでのメール管理を効率化する強力なツールです。適切に設定し、活用することで、業務の生産性を向上させることができます。もし他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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