Outlookの「不在時の自動応答」設定方法｜初心者でも安心！

お仕事やプライベートで、しばらくメールの返信ができないとき、Outlookの「不在時の自動応答」を設定しておくと、相手にその旨を自動でお知らせできます。今回は、初心者の方でもわかりやすいように、手順を一つずつ丁寧に解説します。

Outlookの自動応答設定とは？

Outlookのイメージ

Outlookの「不在時の自動応答」は、あなたがメールを確認できない期間中に、相手に自動で返信を送る機能です。例えば、休暇中や出張中などに便利です。

自動応答を設定するメリット

自動応答の設定方法（Microsoft Exchangeアカウントの場合）

Microsoft Exchangeアカウントをお使いの方は、以下の手順で自動応答を設定できます。

自動応答の設定方法（IMAPまたはPOP3アカウントの場合）

IMAPまたはPOP3アカウントをお使いの方は、以下の手順で自動応答を設定できます。

よくある質問や疑問

Q1: 自動応答メッセージにどんな内容を入れればよいですか？

自動応答メッセージには、以下の内容を含めると良いでしょう。

• 自分の名前
• 不在期間
• 戻る予定日
• 緊急の連絡先（必要に応じて）

例えば、「〇〇株式会社の△△です。〇月〇日から〇月〇日まで不在にしております。〇月〇日に戻りますので、それまでお待ちください。緊急のご用件がございましたら、□□（電話番号）までご連絡ください。」といった内容です。

Q2: 自動応答を解除するにはどうすればよいですか？

自動応答を解除するには、再度「自動応答（不在時）」の設定画面を開き、「自動応答を送信しない」を選択し、「OK」をクリックします。

Q3: 自動応答を設定しても、相手に届かないことがありますか？

はい、以下のような場合に自動応答が届かないことがあります。

• 相手のメールサーバーが自動応答を受け付けていない場合。
• 自分のメールサーバーが自動応答をブロックしている場合。
• 自分のメールアカウントがIMAPまたはPOP3で設定されている場合（Exchangeアカウントでないと自動応答が機能しないため）。

これらの点を確認し、必要に応じて設定を見直してください。

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まとめ

Outlookの「不在時の自動応答」を設定することで、あなたが不在の間も相手に適切な対応をしていることを伝えることができます。設定方法は、使用しているアカウントの種類によって異なりますが、手順に沿って進めれば簡単に設定できます。

もし設定に不安がある場合や、他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。