Outlookでメールを自動振り分け！初心者でもできる簡単設定ガイド

皆さん、こんにちは。日々のメール管理、大変ですよね。特にたくさんのメールが届くと、大事なものを見落としてしまうことも。そこで今回は、Outlookを使ってメールを自動的に振り分ける方法をご紹介します。初心者の方でも安心して設定できるよう、わかりやすく解説しますので、一緒にやってみましょう。

Outlookのメール自動振り分けとは？

Outlookのイメージ

まず、「メールの自動振り分け」って何？と思われる方もいらっしゃるかもしれません。これは、受信したメールを特定の条件に基づいて自動的に指定したフォルダーに移動させる機能のことです。例えば、特定の差出人からのメールを専用のフォルダーにまとめたり、件名に特定のキーワードが含まれるメールを別のフォルダーに整理したりできます。これにより、受信トレイがすっきりし、重要なメールを見逃すリスクも減ります。

フォルダーを作成してメールを整理しよう

まずは、メールを整理するためのフォルダーを作成しましょう。以下の手順で簡単にできます。

これで、新しいフォルダーが作成されました。次に、このフォルダーにメールを自動的に振り分ける設定を行います。

仕分けルールを設定してメールを自動振り分け

続いて、仕分けルールを設定して、特定のメールが自動的に先ほど作成したフォルダーに移動するようにしましょう。

これで、指定した条件に合致するメールは自動的に指定したフォルダーに振り分けられるようになります。

仕分けルールを削除・変更する方法

設定した仕分けルールを変更したり、削除したりしたい場合もありますよね。その方法をご紹介します。

これで、ルールの管理が簡単に行えます。

よくある質問や疑問

Q1: すでに受信したメールも自動的に振り分けられますか？

はい、仕分けルールを作成する際に「現在のフォルダーにあるメッセージにこの仕分けルールを今すぐ実行する」にチェックを入れると、既存のメールにもルールが適用されます。

Q2: 特定のキーワードが含まれるメールだけを振り分けることはできますか？

もちろん可能です。仕分けルールの条件設定で、「件名に特定の文字が含まれる場合」や「本文に特定の文字が含まれる場合」を選択し、キーワードを指定してください。

Q3: 振り分けたメールが見つからなくなった場合、どうすればいいですか？

まず、設定したフォルダーを確認してください。見つからない場合は、Outlookの検索機能を使ってメールを探すことをおすすめします。

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まとめ

いかがでしたか？Outlookのメール自動振り分け機能を使うことで、日々のメール管理がぐっと楽になります。最初は少し手間に感じるかもしれませんが、一度設定してしまえば、後は自動的に整理されるのでとても便利です。ぜひ、今回の方法を試してみてくださいね。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。