スプレッドシートの内容をPDFで保存したいけれど、難しそうで手が出せない…そんな方に朗報です！Google Apps Script（GAS）を使えば、わずかな手順でスプレッドシートをPDFに変換し、Googleドライブに保存することができます。今回は、初心者の方でも安心して実行できるように、わかりやすく解説します。
GASでスプレッドシートをPDF保存する基本の流れ
Googleスプレッドシートのイメージ
まずは、スプレッドシートをPDFに変換し、Googleドライブに保存する基本的な流れを見ていきましょう。
PDF化するシートを決める
保存したいシートを決めます。例えば、「請求書」シートや「成績表」シートなど、特定のシートをPDF化することができます。
スクリプトエディタを開く
スプレッドシートを開き、上部メニューの「拡張機能」から「Apps Script」を選択します。これでスクリプトエディタが開きます。
スクリプトを記述する
以下のスクリプトをスクリプトエディタにコピー＆ペーストします。
javascript
function savePdf() {
var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
var sheet = spreadsheet.getSheetByName('請求書'); // PDF化したいシート名を指定
var sheetId = sheet.getSheetId();
var url = 'https://docs.google.com/spreadsheets/d/' + spreadsheet.getId() + '/export?';
var options = {
format: 'pdf',
gid: sheetId,
size: '',
portrait: true,
fitw: true,
sheetnames: false,
gridlines: false
};
var queryString = Object.keys(options).map(function(key) {
return key + '=' + options;
}).join('&');
var fullUrl = url + queryString;
var token = ScriptApp.getOAuthToken();
var response = UrlFetchApp.fetch(fullUrl, {
headers: {
'Authorization': 'Bearer ' + token
}
});
var blob = response.getBlob().setName('請求書.pdf');
var folder = DriveApp.getFolderById('YOUR_FOLDER_ID'); // 保存先のフォルダIDを指定
folder.createFile(blob);
}
フォルダIDを取得する
保存先のGoogleドライブのフォルダIDを取得します。フォルダを開いた際のURLに含まれている「folders/」以降の部分がフォルダIDです。
スクリプトを実行する
スクリプトエディタで「savePdf」関数を選択し、実行ボタンをクリックします。初回実行時には認証が必要ですので、指示に従って認証を行ってください。
PDFが保存される
指定したフォルダに「請求書.pdf」という名前でPDFが保存されます。
便利なオプション設定
PDF化する際に、以下のオプションを設定することで、より自分のニーズに合わせたPDFを作成できます。
- size: 用紙サイズを指定します。例: ”, ‘letter’など。
- portrait: 用紙の向きを指定します。trueで縦向き、falseで横向き。
- fitw: 幅を用紙に合わせるかどうかを指定します。trueで合わせる。
- sheetnames: シート名をPDFに表示するかどうかを指定します。trueで表示。
- gridlines: グリッドラインをPDFに表示するかどうかを指定します。trueで表示。
これらのオプションを組み合わせて、自分好みのPDFを作成しましょう。
よくある質問や疑問
Q1: GASって難しそうだけど、初心者でもできるの？
はい、できます！今回紹介した手順は、コピペだけで実行可能です。スクリプトの内容もシンプルで、わかりやすく解説していますので、初心者の方でも安心して取り組めます。
Q2: PDFの保存先を変更することはできるの？
はい、できます。スクリプト内の「DriveApp.getFolderById(‘YOUR_FOLDER_ID’)」の部分で、保存先のフォルダIDを指定しています。ここを変更することで、任意のフォルダにPDFを保存できます。
Q3: 複数のシートを一度にPDF化することはできるの？
はい、できます。複数のシートを一度にPDF化するには、シートIDをカンマ区切りで指定することで対応できます。詳細な方法については、追加のスクリプトが必要となりますので、お気軽にご相談ください。
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まとめ
Google Apps Scriptを使えば、スプレッドシートの内容を簡単にPDF化し、Googleドライブに保存することができます。今回紹介した手順を参考に、ぜひ自分の業務や作業に役立ててください。もし他にも疑問やお悩みがあれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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