Google スプレッドシートを使っていると、他の人と情報を共有したくなることがありますよね。特に、Google Apps Script（GAS）を使って自動化したスプレッドシートを共有する方法がわからないと、せっかくの便利な機能も活かせません。今回は、初心者の方でもわかりやすく、GASを使ってスプレッドシートを共有する方法をご紹介します。
スプレッドシートを共有する基本の方法
Googleスプレッドシートのイメージ
まずは、Google スプレッドシートを他の人と共有する基本的な方法を見てみましょう。
手順1: スプレッドシートを開く
Google ドライブから、共有したいスプレッドシートを開きます。
手順2: 共有設定を開く
スプレッドシートの右上にある「共有」ボタンをクリックします。
手順3: 共有相手を指定する
「ユーザーやグループを追加」の欄に、共有したい相手のメールアドレスを入力します。複数人と共有したい場合は、カンマで区切って入力できます。
手順4: 権限を設定する
相手に与える権限を選びます。以下の3つの権限があります。
- 閲覧者: 内容を閲覧のみ可能
- コメント可: 内容を閲覧し、コメントも可能
- 編集者: 内容を編集可能
手順5: 共有する
権限を設定したら、「送信」ボタンをクリックして共有を完了します。
Google Apps Script（GAS）を使ってスプレッドシートを共有する方法
GASを使うと、スプレッドシートの共有設定をプログラムで自動化できます。例えば、特定のユーザーに編集権限を付与したい場合、以下のようなコードを使います。
コード例: 編集権限を付与する
javascript
function addEditor() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
sheet.addEditor("example@example.com");
}
このコードを実行すると、指定したメールアドレスに編集権限が付与されます。
コード例: 閲覧権限を付与する
javascript
function addViewer() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
sheet.addViewer("example@example.com");
}
このコードを実行すると、指定したメールアドレスに閲覧権限が付与されます。
注意点とおすすめの使い方
GASを使ってスプレッドシートを共有する際の注意点とおすすめの使い方をご紹介します。
注意点: 権限の管理
スプレッドシートの権限を変更する際は、誰にどの権限を与えるかを慎重に決めましょう。特に、編集権限を与える場合は、そのユーザーがシートの内容を変更できることを理解してもらう必要があります。
おすすめの使い方: 自動化の活用
GASを使って、定期的に特定のユーザーに権限を付与する処理を自動化することができます。例えば、毎月初めに新しいメンバーに編集権限を付与するスクリプトを作成することで、手作業の手間を省くことができます。
よくある質問や疑問
Q1: GASを使ってスプレッドシートの共有設定を変更するには、どのような権限が必要ですか？
GASを使ってスプレッドシートの共有設定を変更するには、そのスプレッドシートのオーナーである必要があります。オーナーでない場合、権限を変更することはできません。
Q2: GASで複数のユーザーに一度に権限を付与することはできますか？
はい、GASを使って複数のユーザーに一度に権限を付与することができます。例えば、以下のようなコードで複数のユーザーに編集権限を付与できます。
javascript
function addEditors() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
var emails = ;
sheet.addEditors(emails);
}
Q3: GASで権限を削除することはできますか？
はい、GASを使ってスプレッドシートの権限を削除することができます。例えば、以下のようなコードで編集権限を削除できます。
javascript
function removeEditor() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
sheet.removeEditor("example@example.com");
}
まとめ
Google スプレッドシートを他の人と共有する方法と、Google Apps Script（GAS）を使って共有設定を自動化する方法をご紹介しました。これらの方法を活用することで、業務の効率化やチームでの協力がスムーズに進むでしょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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