Googleドライブに保存された大量のファイルを管理するのは、特にパソコンやスマホに不慣れな方にとっては大変な作業です。そんなときに役立つのが、Googleスプレッドシートを使ってファイル一覧を自動で取得する方法です。この記事では、初心者の方でもわかりやすいように、手順を丁寧に解説します。
Googleスプレッドシートでファイル一覧を取得する方法
Googleスプレッドシートのイメージ
Googleスプレッドシートを開く
まず、Googleアカウントにログインし、Googleドライブを開きます。左上の「新規」ボタンをクリックし、「Googleスプレッドシート」を選択して、新しいスプレッドシートを作成します。
スクリプトエディタを開く
スプレッドシートが開いたら、上部のメニューから「拡張機能」→「Apps Script」を選択します。これでスクリプトエディタが開きます。
スクリプトを貼り付ける
スクリプトエディタが開いたら、以下のコードをコピーして貼り付けます。
javascript
function listFiles() {
var folderId = 'YOUR_FOLDER_ID'; // 対象フォルダのIDを入力
var folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
var files = folder.getFiles();
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
sheet.clear(); // 既存のデータをクリア
sheet.appendRow); // ヘッダー行を追加
while (files.hasNext()) {
var file = files.next();
sheet.appendRow);
}
}
フォルダIDを取得する
対象のフォルダをGoogleドライブで開き、URLの中から「folders/」以降の部分をコピーします。これがフォルダIDです。先ほどのスクリプトの`YOUR_FOLDER_ID`の部分に、このIDを貼り付けます。
スクリプトを実行する
スクリプトエディタで、上部の「保存」アイコンをクリックして保存します。その後、「実行」ボタンをクリックしてスクリプトを実行します。初めて実行する際には、Googleアカウントの認証が求められますので、指示に従って許可してください。
結果を確認する
スクリプトが正常に実行されると、スプレッドシートに対象フォルダ内のファイル名とそのURLが一覧として表示されます。
よくある質問や疑問
Q1: フォルダ内のサブフォルダのファイルも一覧に含めるにはどうすればよいですか？
サブフォルダ内のファイルも一覧に含めるには、再帰的にフォルダを検索する必要があります。スクリプトを改良して、サブフォルダ内のファイルも取得できるようにすることが可能です。
Q2: ファイルの作成日や更新日も一覧に含めたいのですが、どうすればよいですか？
スクリプトを修正して、`file.getDateCreated()`や`file.getLastUpdated()`を使用することで、作成日や更新日を取得し、スプレッドシートに追加することができます。
Q3: スプレッドシートに自動でファイル一覧を更新したいのですが、定期的に実行する方法はありますか？
Google Apps Scriptの「トリガー」を使用することで、指定した時間に自動でスクリプトを実行することができます。これにより、定期的にファイル一覧を更新することが可能です。
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まとめ
GoogleスプレッドシートとGoogle Apps Scriptを活用することで、Googleドライブ内のファイル一覧を簡単に取得し、管理することができます。特に、パソコンやスマホに不慣れな方でも、手順に沿って進めることで、効率的にファイル管理を行うことができます。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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