Googleスプレッドシートで関数と色付けを駆使！初心者でもできる視覚的なデータ整理法

Googleスプレッドシートを使っていると、データが増えてきて「どこに何があるのか分からなくなる…」なんてこと、ありませんか？そんなときに便利なのが、関数と色付けを組み合わせた「条件付き書式」です。これを使えば、数字や文字だけでなく、色でも一目で状況を把握できるようになりますよ。

今回は、初心者の方でも安心して使えるように、わかりやすく解説します。パソコンやスマホに自信がない方も、ぜひ最後までご覧くださいね。

目次

Googleスプレッドシートのイメージ

条件付き書式とは？

Googleスプレッドシートの「条件付き書式」は、セルの内容や数式に基づいて、自動でセルの色や文字の色を変更する機能です。例えば、売上が目標を下回ったセルを赤く表示したり、特定の文字を含むセルを強調表示したりできます。

こんなときに便利！

基本の使い方条件付き書式の設定方法

では、実際に条件付き書式を設定してみましょう。ここでは、進捗管理シートで「未完了」のタスクを目立たせる方法を例に説明します。

手順

これで、ステータスが「未完」の行が自動で色付けされ、進捗状況が一目で分かるようになります。

応用編複数の条件で色分けする方法

さらに、複数の条件を組み合わせて色分けすることで、データの視認性を高めることができます。

例売上が目標未達の場合に赤色、目標達成の場合に緑色にする

これで、売上が目標を下回った場合は赤色、達成した場合は緑色で表示され、視覚的に状況を把握しやすくなります。

よくある質問や疑問

Q1: 色付きのセルをカウントする方法はありますか？

はい、Googleスプレッドシートでは、標準の関数で色付きセルを直接カウントすることはできません。しかし、Google Apps Scriptを使用してカスタム関数を作成することで、色付きセルのカウントが可能になります。例えば、以下のようなスクリプトを使用します。

function countColoredCells(range, color) {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  var range = sheet.getRange(range);
  var color = sheet.getRange(color).getBackground();
  var count = 0;
  for (var i = 1; i <= range.getNumRows(); i++) {
    for (var j = 1; j <= range.getNumColumns(); j++) {
      var cell = range.getCell(i, j);
      if (cell.getBackground() == color) {
        count++;
      }
    }
  }
  return count;
}

この関数をスクリプトエディタに追加し、シート上で「=countColoredCells("\:", "yellow")」のように使用することで、指定した範囲内の黄色いセルの数をカウントできます。

Q2: 条件付き書式の設定を一度に複数行に適用する方法はありますか？

はい、条件付き書式は設定したセル範囲に自動で適用されます。例えば、からまでのセルに条件付き書式を設定すると、その条件がからまでの各セルに適用されます。範囲を選択してから条件付き書式を設定することで、複数のセルに一度に適用できます。

Q3: 条件付き書式で使用する数式に関する注意点はありますか？

はい、条件付き書式で使用する数式では、セル参照に絶対参照（\$）を使用することが重要です。例えば、数式「=\$C1="未完"」では、列Cの値が「未完」である行に色が適用されます。絶対参照を使用することで、条件が正しく適用されます。

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まとめ

Googleスプレッドシートの条件付き書式を活用すれば、データの視認性が向上し、業務の効率化が図れます。初心者の方でも、基本的な設定方法を覚えることで、日々の作業がぐっと楽になりますよ。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。