Googleスプレッドシートを使っていると、「リンクを知っている全員にアクセスを許可」という共有方法を見かけたことがあるかもしれません。これは、特定のユーザーを指定せず、リンクを知っている人なら誰でもアクセスできる設定です。便利な反面、セキュリティ面での注意が必要です。今回は、この共有方法の使い方と注意点を、初心者の方にもわかりやすく解説します。
リンクを知っている全員にアクセスを許可する方法
Googleスプレッドシートのイメージ
Googleスプレッドシートを共有するには、以下の手順で設定します。
- 共有したいスプレッドシートを開きます。
- 画面右上の「共有」ボタンをクリックします。
- 「一般的なアクセス」の項目で、下矢印アイコンをクリックします。
- 「リンクを知っている全員」を選択します。
- アクセス権限を設定します。閲覧者、コメント可、編集者から選べます。
- 「完了」をクリックして設定を保存します。
これで、リンクを知っている人なら誰でも設定した権限でスプレッドシートにアクセスできるようになります。
注意すべきポイント
この共有方法は便利ですが、いくつかの注意点があります。
- リンクを知られてしまうと誰でもアクセス可能リンクが第三者に渡ると、設定した権限で誰でもアクセスできてしまいます。
- アクセス権限の設定を誤ると情報漏洩のリスク編集権限を与えてしまうと、意図しない編集や削除が行われる可能性があります。
- 期限を設けないと無期限にアクセス可能設定したリンクは、共有を解除しない限り無期限に有効です。
安全に共有するためのポイント
安全にスプレッドシートを共有するためには、以下の点に注意しましょう。
- 共有リンクを送る相手を限定するリンクを送る相手を信頼できる人に限定しましょう。
- アクセス権限を適切に設定する必要な権限のみを付与し、不要な権限は与えないようにしましょう。
- 共有を終了したらリンクを無効にする共有が終了したら、リンクを無効にしてアクセスを制限しましょう。
よくある質問や疑問
Q1: リンクを知っている全員にアクセスを許可すると、誰でも編集できるのですか？
はい、設定で「編集者」を選択すると、リンクを知っている全員が編集可能になります。編集権限を与える際は、信頼できる相手のみに設定しましょう。
Q2: スマートフォンからも共有設定はできますか？
はい、スマートフォンのGoogleスプレッドシートアプリからも、同様の手順で共有設定が可能です。
Q3: 共有リンクを無効にする方法は？
共有設定画面で「一般的なアクセス」の項目を「制限付き」に変更することで、リンクを知っている全員のアクセスを無効にできます。
まとめ
Googleスプレッドシートの「リンクを知っている全員にアクセスを許可」は、手軽に情報を共有できる便利な機能ですが、セキュリティ面での注意が必要です。適切なアクセス権限の設定と、共有後の管理をしっかり行うことで、安全に情報を共有できます。もし不安な点や疑問があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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