「シフト表って難しそう…」「パソコンが苦手だから手書きがいいかな？」そんな風に思っていませんか？でも、大丈夫！Googleスプレッドシートを使えば、誰でも簡単にシフト表を作成できますよ。しかも、無料で、しかもスマホからでもアクセスできるんです。今回は、初心者の方でも安心して使えるように、わかりやすくご紹介しますね。
Googleスプレッドシートでシフト表を作るメリット
Googleスプレッドシートのイメージ
- 無料で使えるGoogleアカウントさえあれば、誰でも利用可能です。
- クラウドで共有インターネットがあれば、どこからでもアクセス・編集・共有ができます。
- 自動保存機能作業中のデータが自動で保存されるので、うっかり保存し忘れても安心です。
- スマホ対応パソコンがなくても、スマホからシフト表を確認・編集できます。
初心者でもできる！シフト表の作り方
Googleスプレッドシートを開く
まずは、Googleのブラウザを立ち上げ、右上のGoogleアプリ一覧から「スプレッドシート」を選択します。
テンプレートギャラリーから「従業員シフト スケジュール」を選ぶ
スプレッドシートを開いたら、上部の「テンプレートギャラリー」をクリックし、その中から「従業員シフト スケジュール」を選びます。これで、シフト表の雛形が表示されます。
自店舗の情報にカスタマイズ
表示されたテンプレートには、会社名やシフトの詳細、従業員の給料の概要などが記載されています。これらを自店舗の情報に合わせて編集しましょう。例えば、勤務時間や時給などを入力すると、給与の金額が自動で計算される仕組みになっています。
従業員のシフト希望を入力
従業員から提出されたシフト希望を、テンプレートに沿って入力していきます。これにより、シフト作成の際に役立つ情報が整理されます。
シフト表を共有
作成したシフト表は、右上の「共有」ボタンをクリックすることで、従業員や関係者と共有できます。共有リンクを送るだけで、みんなが最新のシフト表を確認できるので、情報の伝達ミスを防げます。
よくある質問や疑問
Q1: スプレッドシートを使ったことがないのですが、大丈夫ですか？
はい、大丈夫です！Googleスプレッドシートは直感的に操作できるようになっており、テンプレートも用意されているので、初心者の方でも安心して使えます。
Q2: スマホからでもシフト表を作成・編集できますか？
はい、できます。Googleスプレッドシートはスマホにも対応しており、専用アプリをインストールすれば、外出先からでもシフト表の確認や編集が可能です。
Q3: シフト表のデザインを変更したいのですが、どうすればいいですか？
テンプレートのデザインは自由に変更できます。セルの色を変えたり、フォントを変更したりすることで、自店舗の雰囲気に合わせたシフト表を作成できます。
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まとめ
Googleスプレッドシートを使えば、初心者の方でも簡単にシフト表を作成・管理できます。無料で、スマホからもアクセス可能なので、ぜひ活用してみてくださいね。もし他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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