Googleスプレッドシートを使っていると、「文字列の操作」が必要になる場面が多いですよね。例えば、セルに入力した文字を自動で補完したり、特定の文字を含む行だけを抽出したり。そんなとき、便利な機能や関数を知っていると、作業がぐっと楽になります。
今回は、初心者の方でもわかりやすいように、実際の操作手順を交えながら解説します。パソコンやスマホの操作に不安がある方も、安心して読み進めてくださいね。
文字列の自動補完機能を活用しよう
Googleスプレッドシートのイメージ
Googleスプレッドシートには、文字を入力し始めると過去に入力した内容を候補として表示してくれる「オートコンプリート」機能があります。これを使うと、同じような文字を何度も入力する手間が省けます。
- オートコンプリート機能の有効化方法
- スプレッドシートを開きます。
- 上部メニューの「ツール」をクリックし、「予測入力」を選択。
- 「予測入力を有効にする」にチェックを入れます。
- 同じく「ツール」から「予測入力」を選択。
- 「予測入力を有効にする」のチェックを外します。
これで、文字を入力し始めると過去の入力内容が候補として表示されるようになります。例えば、以前に「田中太郎」と入力していれば、「田中」と入力した時点で「田中太郎」が候補として表示されます。
特定の文字を含む行を抽出する方法
大量のデータの中から、特定の文字を含む行だけを抽出したいときには、フィルタ機能や関数を活用すると便利です。
- フィルタ機能を使って抽出する方法
- データが入力されている範囲を選択します。
- 上部メニューの「データ」をクリックし、「フィルタを作成」を選択。
- 列の見出しに表示されるフィルタアイコンをクリックし、「条件でフィルタ」を選択。
- 「次を含むテキスト」に抽出したい文字を入力し、「OK」をクリック。
- 例えば、A列に住所、B列に名前が入力されているとします。
- 「山」を含む住所を抽出したい場合、C1セルに以下のように入力します
- これで、「山」を含む住所と名前の組み合わせがC列に表示されます。
=FILTER(B10, REGEXMATCH(, "山"))
文字列の先頭に自動で文字を追加する方法
例えば、セルに「1234」と入力すると、自動で「SEL1234」と表示させたい場合、表示形式を設定することで実現できます。
- 表示形式の設定方法
- 対象のセルまたは範囲を選択します。
- 上部メニューの「表示形式」をクリックし、「数字」から「カスタム数値形式」を選択。
- 表示形式の入力欄に「”SEL”0」と入力し、「適用」をクリック。
よくある質問や疑問
Q1: スマートフィル機能とは何ですか？
スマートフィルは、Googleスプレッドシートが入力したデータのパターンを学習し、次に入力する内容を予測して提案してくれる機能です。例えば、名前のリストから姓や名を自動で抽出する際に役立ちます。これにより、手作業での入力が減り、作業効率が向上します。
Q2: フィルタ機能で抽出したデータを別のシートに表示させる方法はありますか？
はい、あります。抽出したデータを別のシートに表示させるには、QUERY関数やFILTER関数を使用します。例えば、以下のように入力することで、特定の条件に合致するデータを別のシートに表示できます
=QUERY(シート名!範囲, "SELECT * WHERE 条件")
これにより、元のデータを変更しても、別のシートに表示されるデータが自動で更新されます。
Q3: 文字列の一部を抽出するにはどうすればよいですか？
文字列の一部を抽出するには、LEFT関数やRIGHT関数、MID関数を使用します。例えば、セルに「田中太郎」と入力されている場合、以下のように入力することで、姓や名を抽出できます
- 姓を抽出
=LEFT(, 2)→ 結果「田中」
- 名を抽出
=RIGHT(, 2)→ 結果「太郎」
これらの関数を組み合わせることで、より複雑な文字列の抽出も可能です。
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まとめ
Googleスプレッドシートには、文字列を効率的に操作するための便利な機能や関数が豊富に備わっています。今回ご紹介した方法を活用することで、データ入力や抽出の作業が格段に楽になります。
操作に不安がある方も、実際に手を動かしながら試してみてください。わからないことがあれば、気軽に質問してくださいね。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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